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简介
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公文行文格式要求 请在此处输入您的标题 （三）公文的作用： 1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。 2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。 3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。 4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。 5、宣教作用。公文具有较强的政策性和理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用。 6、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。 二、公文的种类 2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发“2012”14号)规定国家行政机关公文有15种： 1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。 2、决定。适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。 3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。 11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函。适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 13、纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 14、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 15、公报。适用于公布重要决定或重大事项。 从行文关系划分为三种： 1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。 2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。 3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。 请示与报告虽同为上行文，但在行文上却存在很大区别。 （一）行文目的不同 请示是请求性公文，重在呈请，行文宗旨是希望得到上级机关的支持或批复；报告是陈述性公文，重在呈报，行文宗旨是下情上达，使上级机关及时了解情况，掌握动态。 （二）行文作用不同 请示作为请求性公文，要求上级必须做出批复，体现了请示主旨的求答性与执行性的统一，这是请示所独有的；而报告只是陈述性公文，主要叙述事实，起备案作用，不需上级做出答复（呈转性报告除外）。 （三）行文时间不同 请示必须在事前行文，绝不允许先斩后奏；报告则比较灵活，尽量事前行文，但视情况需要也可事后报告或在事情进行过程中随时报告。 （四）主送机关不同 请示必须坚持主送一个机关（受双得领导的机关可同时抄送另一个领导机关），因为多头请示易造成意见不一或互相推诿，从而延误时间，贻误工作。而报告一般应坚持一个主送机关，但根据需要可同时报送两个或多个主送机关。 （五）行文内容不同 请示必须坚持“一文一事”原则，文字简洁，内容单一，主题明确，以免使原来分属不同机关部门负责的若干事情混到一起，以便于上级批答处理；报告可以是“一文一事”的专题性报告，也可以视情况将若干有关联的事情综合在一起陈述，形成综合性报告。还有一点必须注意的是，请示之中可以包含原本属于报告的内容，作为背景或缘由而使请示事项获得一种充足支持；但在报告中则不可以包含任何属于请示的内容，以免领导忽视对所请示问题的处理，从而影响工作。 （六）正文的格式不同 请示行文简单，开头写明请示理由，接着提出请示的具体事项和问题。对已决定拟办的事项则应提出处理意见或建议，最后用谦恭恰当的期复性语句作结。报告的正文，特别是汇报工作和反映情况的报告，一般涉及面广，篇幅长，写法多采用总述与分述相结合。正文开头部分进行总述，概括说明诸如有关工作的背景、总评价等，然后在主体部分分述，将报告的内容分条列项一一加以具体说明。 （七）结束语不同 请示与报告都要在结尾处提出希望和要求，但请示是向上级机关请求批准急需得到解决的问题，行文用语应恳切谦恭，一般用“当否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”、“可否，请指示”等固定结语，且结语应单独成段；而报告是向上级汇报反映情况，无需批准，无固定用语，常用的有“特此报告”、“以上报告如有不妥，请指正”等结语，但绝不能使用类似“请批示、批准”等结语。 三、公文的行文格式要求 (一)公文用纸幅面尺寸及版面要求 1、幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸。 2 、版面 （1）页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。 （2）字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 （3）行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 （4）文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 （二）公文格式各要素编排规则 1、公文格式各要素的划分 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。 2、版头 版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。 （1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 （2）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 密级和保密期限之间用“★”隔开；如果只标密级不标保密期限，“绝密”、“机密”或“秘密”两字之间空一字。 （3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 （4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 （5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 （6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 （7）版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 3、主体 主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。 （1）标题。是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。不应使用长方形或沙漏型。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。 （2）主送机关。主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。 主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置，用3号仿宋体字，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 A.上行文只能标注一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以用抄送形式，但“请示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范化简称。 B.下行文分专发性和普发性。专发性的主送机关只能有一个，如“批复”。普发性在排列主送机关名称时不能一一注出，要确定一个合理的顺序，一般采用统称的写法，如“各科室、队”。 C.公开发布的普发性公文和会议形成的公文，如“公告”、“通告”、“决定”、“会议纪要”等一般不标注主送机关。 D.主送机关的称谓要准确科学，党政机关不能混用，机关与个人不能混用。 （3）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 正文中，人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。 日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称， 应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （4）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （5）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，主办机关在前，每排最多排3个。 （6）成文日期。一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。 成文日期编排在正文之下，一般空两行右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 （7）印章。发文机关印章应与署名机关相符，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。 （8）附注。即公文需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 “请示”公文必须在附注处注明联系人和电话。 （9）附件。附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 4、版记 版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素，不在标注“主题词”。 （1）版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 （2）抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 （3）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。版记应编排在公文最后一面（双页）。如果附件是公文，该公文后面也有版记，应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。 （4）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 5、公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 四、公文的特定格式 1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。 2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单，并标注列席人员单位。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在版心左上角，按照份号、密级份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 纪要不加盖印章。 纪要不分主送机关、抄送机关，只设“分送”，分送标注方法同抄送机关。 谢谢大家！
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