办公室日常事务办理商务秘书PPT课件

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第三章 办公室日常事务管理4w3红软基地
办公室日常事务管理的主要内容：4w3红软基地
处理信函和文件4w3红软基地
接打电话4w3红软基地
日常接待4w3红软基地
维护管理办公室环境4w3红软基地
管理和发放办公用品4w3红软基地
进行时间管理4w3红软基地
值班工作4w3红软基地
对零用现金进行管理4w3红软基地
负责信息的上传下达和4w3红软基地
    保密工作4w3红软基地
处理各种突发事件4w3红软基地
第三章 办公室日常事务管理4w3红软基地
第一节 办公室环境的维护和管理4w3红软基地
第二节 办公程序管理与时间管理4w3红软基地
第三节 办公用品的管理和发放4w3红软基地
第四节 办公室电话工作4w3红软基地
第五节 办公室接待工作4w3红软基地
第六节 邮件信函的处理4w3红软基地
第七节 值班工作4w3红软基地
第一节 办公室环境的维护和管理4w3红软基地
一、办公室环境的构成4w3红软基地
1、办公室的环境分为：4w3红软基地
软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养4w3红软基地
硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等4w3红软基地
2、构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间、绿化4w3红软基地
3、办公室的布局类型：开放式、封闭式4w3红软基地
开放式办公室布局：始于德国，指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局，有全开放和半开放之分。4w3红软基地
封闭式办公室布局：传统式办公室，独立门窗4w3红软基地
优缺点比较4w3红软基地
4、办公布局安排应考虑的主要因素4w3红软基地
企业的规模和员工人数。4w3红软基地
企业的机构设置和工作设计。4w3红软基地
企业经营的性质和内容。4w3红软基地
确保公司部门之间的联系，科学有效的设计工作流程。4w3红软基地
案例4w3红软基地
http://tech.163.com/special/000915RB/google0721.html4w3红软基地
独家探秘Google中国总部4w3红软基地
休息室4w3红软基地
员工的涂鸦4w3红软基地
两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配，从照片上看，两个显示器显示的内容一模一样，是不是在看程序代码的时候，两个显示屏能非常容易的发现错误？或者合作时，一个屏幕用来显示他人的信息。4w3红软基地
Online部门几乎四五个人就能分得一张沙发4w3红软基地
开放的办公环境 同事们很容易沟通拉近距离4w3红软基地
二、秘书对办公责任区的管理4w3红软基地
1、秘书的办公责任区：个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域4w3红软基地
2、秘书对办公责任区的管理：清洁、整理、摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患4w3红软基地
第二节 办公程序与时间管理4w3红软基地
一、办公程序管理4w3红软基地
1、办公程序的内涵：4w3红软基地
概念： 办公管理程序是指为了实现工作目标，对工4w3红软基地
               作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进4w3红软基地
               行科学有序的安排和管理，使其形成固定模 4w3红软基地
               式和方法，以指导今后的工作。4w3红软基地
要素：时间因素、空间因素、事项因素、资源因素4w3红软基地
特征：择优性、稳定性、可操作性4w3红软基地
2、办公程序管理的必要性4w3红软基地
3、改进办公管理程序的方法：4w3红软基地
         办公事务的一般性流程：确定问题、提出 4w3红软基地
                                                 解决方案4w3红软基地
         办公流程的确定与改进：要以组织结构为    4w3红软基地
                                                 根据来确定流 4w3红软基地
                                                 程，要科学有序4w3红软基地
4、工作承办周期制度的建立4w3红软基地
二、时间管理概述4w3红软基地
1、时间管理的必要性4w3红软基地
2、时间管理理论4w3红软基地
时间管理：对时间继续有效的计划和控制，4w3红软基地
                     从而在优先的时间内创造最大的        4w3红软基地
                     效益。4w3红软基地
3、有效管理时间的方法4w3红软基地
明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、利用管理工具（时间表、值班表、记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板）4w3红软基地
4、为上司安排活动时间表4w3红软基地
月时间表、周时间表4w3红软基地
5、做好上司和自己的工作日志4w3红软基地
工作日志填写的信息内容：会议情况、约会4w3红软基地
   安排、活动以及个人安排4w3红软基地
6、提高办事效率和节约时间的小技巧4w3红软基地
养成良好的工作习惯、善用时间、改善工作条件4w3红软基地
第三节 办公用品的管理和发放4w3红软基地
一、办公用品的管理4w3红软基地
1、识别办公用品和易耗品4w3红软基地
2、办公用品的采购4w3红软基地
二、办公用品的发放4w3红软基地
1、健全发放制度4w3红软基地
2、建立一个的发放登记制度，严格审批手续4w3红软基地
3、认真清点，核实发放4w3红软基地
4、制定有效的办公用品节约制度4w3红软基地
5、严格办公设施的使用制度4w3红软基地
第四节 办公室电话工作4w3红软基地
一、使用电话的基本礼仪4w3红软基地
1、态度要热情周到，礼貌友好4w3红软基地
2、口齿清晰，声音愉快自然4w3红软基地
3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序4w3红软基地
4、提高电话工作的效率，注意保留4w3红软基地
5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言4w3红软基地
二、了解办公电话的主要功能和系统，更好地提高电话工作的效率4w3红软基地
1、办公电话系统：键式或按钮式电话系统、专用小型交换机系统4w3红软基地
2、电话机的功能4w3红软基地
三、接听电话的技巧4w3红软基地
1、接听电话必须及时4w3红软基地
2、接听电话首先问候并通报4w3红软基地
3、做好电话记录4w3红软基地
4、正确处理电话的临时中断4w3红软基地
5、学会处理不在的同事的电话4w3红软基地
6、学会处理转接电话4w3红软基地
7、适时结束电话4w3红软基地
8、同时处理打进来的多个电话4w3红软基地
9、接听打给上司的电话4w3红软基地
四、拨打电话的技巧4w3红软基地
1、尽量选择合适的时间打电话4w3红软基地
2、打电话前的准备工作4w3红软基地
3、准确拨号，耐心等待4w3红软基地
4、及时自我通报4w3红软基地
5、要求对方做好电话记录4w3红软基地
6、替上司拨叫电话4w3红软基地
7、拨错了号要道歉，绝不可一挂了之4w3红软基地
8、如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话4w3红软基地
9、运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话4w3红软基地
第五节 办公室接待工作4w3红软基地
一、接待工作概述4w3红软基地
1、接待工作分类4w3红软基地
按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访4w3红软基地
按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访4w3红软基地
2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作4w3红软基地
3、接待的礼仪原则4w3红软基地
二、接待工作的基本程序4w3红软基地
1、日常接待工作的基本程序4w3红软基地
迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别4w3红软基地
2、接待团体来访的基本程序4w3红软基地
了解情况、制定接待方案、做好准备工作4w3红软基地
第六节 邮件信函的处理4w3红软基地
一、邮寄信函处理概述4w3红软基地
邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函4w3红软基地
二、邮件寄发程序4w3红软基地
核对、签发、装封与折叠、查对信息、分类、登记、选择适当的邮寄方式4w3红软基地
三、邮件接受程序4w3红软基地
1、签收4w3红软基地
2、拆封4w3红软基地
3、登记4w3红软基地
4、分类4w3红软基地
5、及时处理邮件4w3红软基地
6、将与自己有关的工作记录下来4w3红软基地
7、呈送邮件4w3红软基地
四、上司外出时秘书处理邮件的方法4w3红软基地
1、常见情形及处理4w3红软基地
2、注意事项4w3红软基地
第七节 值班工作4w3红软基地
一、值班工作的主要内容4w3红软基地
1、值班表的编制：时间和期限、姓名、地点、负责人/带班人、工作内容和要求、替班人的姓名和交接方法4w3红软基地
2、值班工作的基本内容4w3红软基地
二、值班工作的要求与管理4w3红软基地
1、值班工作的基本要求4w3红软基地
2、值班工作管理制度4w3红软基地
复习思考题4w3红软基地
1、如何计好上司的办公日志？4w3红软基地
2、怎样才能做好办公用品的管理工作？4w3红软基地
3、怎样才能做好办公用品的发放工作？4w3红软基地
4、接听电话应注意哪些问题？4w3红软基地
5、打出电话应注意哪些问题？4w3红软基地
6、在信函接收程序中易出问题的环节有哪些？4w3红软基地
7、在信函寄发程序中易出问题的环节有哪些？4w3红软基地
8、值班工作的主要内容有哪些？4w3红软基地
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