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简介
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第一讲：角色定位及素质要求 一、办公室主任的岗位职责 二、办公室主任的素质要求 三、如何做好办公室主任 岗位职责 （一）办公室的职能： 中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、事务协调中心、来人接待中心。 枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。 窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作 人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表 企业的形象。 职能定位： 行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。 岗位职责 （二）办公室工作内容与特点 工作内容： 按性质分： 程序性工作、智囊性工作、临时性工作。 按内容分： 办文、办会、办事。（简称“三办”） 工作特点： 综合性、服务性、程序性、被动性、机要性。 岗位职责 工作繁杂： 运转枢纽、协调沟通，上传下达 计划之外： 临时处理，紧急解决。 时间不受控： 临时事务 忙忙碌碌 人少，工作量大 会务多，团结协作。 素质要求 1、思想素养 热爱本职。干一行、爱一行、专一行。 政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题， 处理办公室工作，听招呼、能自律、严保密。 责任心强。将自己的工作职责与公司的发 展、企业利益联系在一起。这是思想政治水准的 一种表现。 踏实肯干，舍得为工作投入。 素质要求 具备较高的政策水平。 具有较强的综合分析能力。 调研能力。善于通过调研掌握大量情况。 思维能力。善于思考问题，抓住关键。 表达能力。能准确简明地阐述己见。 良好的协调能力。 较强的应变能力。 素质要求 3、心理素养 心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。 注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。 调控力(控制情绪的能力)。 意志力。 素质要求 4、角色意识 做好办公室工作，必须强化以下角色意识： 服从意识 全局意识 责任意识 创新意识 奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识 如何做好办公室主任 思想观念、精神状态、工作作风、工作思路、工 作能力、体制机制等 在创新的基础上提高认识，强化服务理 念，在找准定位的基础上，明确重点，当好参谋助手；在不断总结中掌握技巧，增强协调配合；在努力学习基础上提高能力，提高管理效能。 （一）强化服务理念 为适应新形势、新任务的新要求，必须树立办公室就是服务部，办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务，为企业服务、为员工服务的新理念 （二）、做三有主任 1、有责任意识 办公室工作无小事，如果哪一个环节出差错，就会牵一发而动全身，影响全局工作 作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、 一丝不苟的态度、细致严谨的作风、认真对待和切实抓好每一项工作，实现零距离服务和零差错服务，保证企业整体工作正常运转 2、有真诚情感 对外要热忱，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。 对内要真诚，大家在一起共事，是事业的需要，也是一种难得的缘分，要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重 3、有效率观念 要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作过夜、日事日毕。 要切实推行首问责任制和限时办结制，立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。 要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。 办公室是参谋部、“智囊团”，是信息中心，是领导的左右手。 定位：当好领导的参谋和助手 ，履行好参谋承办管 理协调职能。 需要做好三方面工作： 1.勤于调查研究，注重总结分析 2.善于管好事务，发挥协调作用 3.敢于抓好督查，推动工作落实 1、勤于调查研究，注重总结分析 2、善于管好事务，发挥协调作用 3、敢于抓好督查，推动工作落实 简单结语： 总之，要当好办公室主任，必须适应形势和任务的要求，内强素质，外树形象，出色地履行基本职能，以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好的作风凝聚人、以模范的行为带动人，把班带好、把人用活、把事办实、把家管好。 第二讲：公文写作基本规则 一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 受领导之命，代企业立言。“以文辅政” 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作； 内容：真实地反映事实，排斥文学手法； 格式：具有规范体式，符合公文格式标准； 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语； 时限：在领导规定的时间内完成任务。 二、公文写作基本步骤与方法 （一）做好准备工作 思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？ 材料准备：围绕主题收集材料。 方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架。 三、公文写作基本步骤与方法 （二）正式起草阶段（操作要领） 拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 安排主体结构； 确定表达方式。 注意事项： （1）接受任务后抓紧办理。 （2）根据提纲有条理地写作。 （3）联合发文做好会签工作。 （4）处理好材料和观点的关系。 （5）遵循公文格式规范。 （6）符合文字表达规范。 四、公文写作的基本要求 （一）目的明确，行文有据，主旨单一。 1、明确“为了……”； 2、明确“根据……”； 3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？ （二）内容合法、务实、符合领导意图。 1、符合法律法规、上级规定、本企业规章制度， 这是制定决策和发文的根据。 2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。 3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后） （三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。 准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范） 鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要） 简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明） 得体（文体要求、书面语言、术语规范） （四）合理组织语言。 表意清晰；合乎事理；搭配合理； 成分完整；语序得当。 五、把握公文写作的基本规律 （二）找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代企业立言。 代拟文稿：要认准领导身份和职位特征； 对外发文：要考虑收发文机关的地位特征； 区别文稿应用范围，内外、上下有别。 请示的起草 （一）应用范围 1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本企业 情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、 指示与认可。 2、请求批准企业组织架构、人员聘用、经费预算以及 对人员或事故的处理。 3、请求协调解决本企业无法解决的问题。 4、根据规定必须履行审批手续的事项。 请示报告案例 报告的起草 （一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 注意：报告与请示的联系与区别。 （二）报告的分类 按照内容划分： 综合报告；专题报告。 按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告；调查报告； 建议报告；检讨报告。 （三）工作报告正文的写作方法 开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体： 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。 结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。 以上报告如有不当，请指正。 通知的起草 （一）熟悉用途 用于转发政府有关部门和布置各项工作（会议、活动、任免人员等）的公文。 （二）把握特点 1.内容单纯，行文灵活简便； 2.表述具体，可操作性强； 3.时效性强，需要及时周知或执行。 通知分类 1. 指示性通知； 2. 规定性通知； 3. 事务性通知； 4. 批转、转发、公布性通知； 5. 任免性通知。 总结的起草 （一）含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思，并以书面 形式表达的事务性文件。 目的：摸索企业的生产、经营、管理经验，做好今后工作。 实质：对企业的生产、经营、管理的再认识。 （二）功能 1.有助于推广先进经验，提高管理水平； 2.有助于找出差距，制定针对性的改进措施； 3.有助于政府有关部门对本企业生产经营、项目实施的针对 性指导。 1.调查研究，收集资料； 2.归纳整理，筛选材料； 3.学习文件，掌握政策； 4.总体构思，拟制提纲。 写好总结的注意事项 1、真正重视总结工作。 克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。 2、运用辩证分析的方法。 坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结企业年度生产经营和单项(活动、项目实施)工作。 3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。 既要有丰富材料，又要发现工作中的亮点和不足，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。 4、注重理性分析。 抓住重点问题，注意提炼规律性认识。 总结案例 纪要的起草 （一）会议纪要的用途与类型 用途： 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行和督办的依据。 类型： 按照会议纪要性质分： 1、决议性纪要； 2、部署性纪要； 3、专题性纪要； 4、消息性纪要。 决议性纪要案例 专题性纪要案例 制度的起草 （一）制度的用途与类型 用途： 制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。 类型： 1、通用制度； 2、内控制度：按照现代企业管理要求制订的一项制度 ，可以根据企业生产经营形势的变化和内部管理的要求进行修改，保持制度的连贯性。 内控文案例 领导讲话稿的起草 一、起草讲话稿的几个重点问题 1、准确把握领导意图和会议主题要求是关键 领导意图和会议主题是写作思维的原点和立意根据。 把握领导意图和会议主题，主要包括几个方面的内容： （1）领导的整体工作思路及基本的思想观 点和意见； （2）讲话所要达到的基本目的； （3）讲话要根据会议主题，针对性强（经济、科技、项目、节庆和公益活动等）； （4）领导者对讲话的具体要求。 2、做好资料收集工作是基础，包括以下七点要求： （1）客观与主观材料相结合 （2）感性与理性材料相结合 （3）正面与反面材料相结合 （4）内部与外部材料相结合 （5）直接与间接材料相结合 （6）全局与局部材料相结合 （7）纵向与横向材料相结合 起草讲话稿的几个重点问题 3、加强个人修养是必要条件 （1）注重时政和政策学习； （2）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，做到厚积薄发、运用自如； （3）注重广泛吸取各种知识； （4）注重积累工作阅历。 讲话稿的格式规范与文体特征 五大要素 1、讲话标题 2、讲话日期 3、讲话人姓名 4、称谓 5、正文（前言、主体、结尾） 符合讲话稿的文体特征 明显的口语化特征 饱满的感情化特征 多彩的艺术化特征 符合不同场合讲话需要 领导讲话稿案例1 领导讲话稿案例2 领导讲话稿案例3 第三讲: 会议组织 会议审查（目的、人数、内容、形式、效果） 会议分类管理（会议类型、会议级别） 会议预算控制（会议直接费用+与会人员会议期间工时成本） 会议议程管理（议题、议程、会议预期目的的实现） 会议时间控制（会议总时间，发言时间） 会议效果评价（决议的形成和会议文件的编制，会议精神的贯彻传达） 会议通知举例 会前准备 检查会议召开的必要性 确定开会的目的 选择会议的类型 确定与会人员、并与有关人员进行沟通 确定会议主持人 准备议事日程、发送文字材料、通知等 会场布置(主席台席卡排放)和有关设备(音响与投影)等 会议管理检查（会前） 我开会的目的是什么？ 我应该召集这次会议吗？ 我事先提供了一份清晰的日程安排吗？ 我是否通知了所有与会人员吗？ 与会人员是否得到了有关材料？ 会有人持反对意见吗？ 我的支持力量足够吗？ 会议管理检查（会中） 总结会议的目的和主题 让每一个人都讲话 不要让某一个人控制会议或讲无关事宜 安排议题的顺序和控制议题的时间 主要会场的变化及时调整 一旦形成一致，立即结束该问题的讨论 以总结来结束会议、明确各自的任务 会议管理检查（会后） 发送会议纪要或决议 作好未听会人或有意见人的沟通工作 检查会议决议的落实情况 协调有关部门工作，帮助有困难者 通报会后行动情况 开场举例 第四讲：公务接待 三、接待流程 第五讲：内部管理 一、人员管理（分工、职责、督促、协作） 二、设施管理（办公设备、耗材） 三、车辆管理 三、招待管理 一、人员管理 1、认清一个规律 服务性是本 繁杂性是点 2、保持两种状态 清醒+危机意识 办事效率的途径和方法 1、统一指挥，步调一致 2、因事设岗，明确职责 3、合理安排，环环相扣 4、推倒文山，填平会海 5、坚持催办制度，做好督查工作 6、改善工作环境，提高办事效率 7、训练人员素养，适应工作需要 8、树立效率意识，加强时间管理 设施管理 1、网络设备、服务器、电脑、复印机、打印机、空调等； 2、根据需求合理配置； 3、按照采购制度要求，先报批审核后采购（采购要货比三家，性价比高，尽量采购品脾产品，便于维护）； 4、确定专人做好平时维护工作； 5、按制度规定做好固定资产登记管理工作； 6、对共性耗材做好定量采购和领用登记。 车辆管理 1、合理调度，确保公务用车需要（由用车人提出申请，部门经理同意，总办填写出车单） 2、做好出车登记（行驶路线、出车时间、用车部门） 3、控制油耗（凭加油卡加油、每月统计行驶公里数、单车核算） 4、车辆维修和保养先报批（集团规定：500元以内由办公室主任批准，超过的要报领导审批） 5、做好车辆的日常清洁和维护工作（定人定车、车辆维修保养情况登记） 招待管理 1、在不失礼节的前提下，从严控制； 2、部门来人接待（外出办事需招待）先填写招待申请单，经批准后安排； 3、接待标准按公司制度规定执行； 4、接待就餐安排，事先定好酒店并提前到达做好各项准备工作(菜肴，冷盘4-6、热菜N+1、注意荤素搭配、外地客人以本地特色菜和时令菜为主)； 5、招待用酒统一采购，降低费用支出。
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