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简介
这是一个关于办公自动化实用教程PPT，主要介绍了办公自动化的作用、办公软件概述、电脑及外设、电脑基本使用方法等内容。4.外存外存又称为外存储器，与内存相比，其存储容量大，存取速度慢，掉电后信息不会丢失，存储的是暂不使用，但需要长期保存的数据，常见的外存储器包括硬盘、软盘、光盘及U盘等。电脑及外设 5．机箱和电源机箱作为电脑主要配件的载体，其主要任务就是固定与保护配件。而电源的作用就是把市电(22OV 交流电压)进行隔离和变换 为计算机需要的稳定低压直流电。它们都是标准化、通用化的电脑外设。 电脑及外设，欢迎点击下载办公自动化实用教程PPT哦。
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第1章办公自动化基础办公自动化基础办公自动化的作用办公软件概述办公软件概述 常用的办公软件 电脑及外设电脑及外设电脑及外设电脑及外设 2.主板主板是电脑中最重要的部件之一，是整个电脑内部结构的基础，负责连接其他配件，协调他们的工作。主板主要由以下几部分组成： ①芯片组 ②CPU插座。 ③内存条插槽： ④、各类板卡插槽： ⑤数据线接口：⑥键盘、鼠标、打印机等接口： ⑦USB通用接口： ⑧BIOS芯片（Basic Input/Output System） ⑨电源 开关 硬盘灯 电源灯 SPAKE喇叭 等接点电脑及外设电脑及外设 3.内存内存是内存储器的简称，是计算机的基本硬件之一 。内存主要包括以下种类： ① RDRAM（Rambus DRAM，高频动态随机存取存储器） ②SDRAM（Synchronous DRAM，同步动态随机存取存储器） ③DDR SDRAM（Double Data Rate二倍速率同步动态随机存取存储器） ④DDRII (Double Data Rate Synchronous DRAM，第二代同步双倍速率动态随机存取存储器) 电脑及外设 4.外存外存又称为外存储器，与内存相比，其存储容量大，存取速度慢，掉电后信息不会丢失，存储的是暂不使用，但需要长期保存的数据，常见的外存储器包括硬盘、软盘、光盘及U盘等。电脑及外设 5．机箱和电源机箱作为电脑主要配件的载体，其主要任务就是固定与保护配件。而电源的作用就是把市电(22OV 交流电压)进行隔离和变换 为计算机需要的稳定低压直流电。它们都是标准化、通用化的电脑外设。 电脑及外设 6．键盘键盘是电脑中必备的输入设备之一，用户可以通过键盘输入字符或者控制命令。按照键盘的工作原理和按键方式的不同，可以划分为四种： ⑴机械式键盘 ⑵塑料薄膜式键盘 ⑶导电橡胶式键盘 ⑷电容式键盘 。电脑及外设 7．鼠标鼠标也是电脑的基本输入设备，使用它可以发出绝大多数的操作命令。按照鼠标的内部结构来分，可以分为机械鼠标、光电鼠标、无线鼠标和轨迹球四种。电脑及外设 8．显卡和显示器显卡全称是显示器适配卡，现在的显卡都是3D图形加速卡。它是连接主机与显示器的接口卡。 显示器和显卡一起构成了电脑的显示系统。显示器通过显卡和电脑相连，显卡通过显示器将各种信息展示在电脑用户面前 。电脑及外设 9．声卡和音箱声卡，也叫音频卡，是多媒体电脑的必要部件，它是计算机进行声音处理的适配器。它有三个基本功能：一是音乐合成发音功能；二是混音器（Mixer）功能和数字声音效果处理器（DSP）功能；三是模拟声音信号的输入和输出功能。声卡处理的声音信息在计算机中以文件的形式存储。 电脑及外设电脑的接口主要有以下几类： ⑴PS/2接口电脑中最为常见的接口，主要用于连接键盘和鼠标 。 ⑵USB通用串行总线接口目前流行的接口方式之一，最大的好处是可以同时连接几个、几十个、甚至上百个设备，并且具有独立的供电能力，可以与任何具有USB连接能力的设备相连 电脑及外设 ⑶COM串行接口分COM1、COM2两个接口，主要用于连接串行鼠标、调制解调器。 ⑷LPT并行接口该接口主要用于连接外部设备，如打印机、扫描仪等等。 ⑸IEEE1394接口具有最高可达400Mbps的传输率，是目前传输率最高的外设接口，主要用于连接数码摄像机等高速设备。 ⑹音频接口用来连接音频设备，如音箱、麦克风等。 ⑺网卡接口电脑及外设常用外设的连接方法电脑及外设 2．连接显示器显示器与主机之间的连接线是15针的信号线，将显示器信号线的插头插在主板后的显卡的对应插口中后拧紧两侧的螺丝即可。电脑及外设 3．连接音箱和麦克风音箱和麦克风通过声卡与计算机相连，声卡有独立声卡与集成声卡两种，音频接口即集成声卡的接口，三个接口中红色的插孔为麦克风接口，其余的两个为音箱接口，连接时将音箱或者麦克风的插头插入到对应的插孔中即可。 4．连接网线在构成局域网的电脑中都需要安装网卡，并且通过网线与网络连接，将网线的接头插入到网卡接口中即可。 4．连接打印机按照打印机接口不同，可分为并行接口打印机和USB接口打印机两种。打印机一般有两条线，电源线和数据线，图1.26所示即并行接口打印机的数据线，将此数据线分别连接到电脑主机的LPT并行接口上和打印机的对应接口上即可。电脑及外设电脑基本使用方法打开和关闭电脑 电脑开机很简单，连通电源后，先打开和主机相连的具有独立电源的外部设备的电源开关，再按下主机箱上的电源按钮，电脑即可启动。如果电脑中安装了操作系统如Windows等，则会自动启动该操作系统。如果使用的是Windows操作系统，可执行系统的关机命令自动关闭电脑，如果电脑使用的是ATX电源，执行关机命令后会自动切断电源，如果使用的是AT电源，则用户还需在执行关机命令后手动切断电源。电脑基本使用方法笔记本电脑的使用第2章 Windows XP使用基础目录 2.1 操作系统概述 2.2 进入办公平台——Windows XP 2.3 桌面的基本操作 2.4 【开始】菜单简介 2.5 窗口的基本操作 2.6 设置显示属性 2.7 本章习题 2.1 操作系统概述操作系统（Operating System，简称OS）是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，同时也是计算机系统的核心与基石。它的职责常包括对硬件的直接监管、对各种计算资源（如内存、处理器时间等）的管理、以及提供诸如作业管理之类的面向应用程序的服务等。常见的操作系统有：DOS，OS/2，Windows，Unix，Linux等。 2.1 操作系统概述 Windows 的特点界面图形化 多用户、多任务 网络支持良好 出色的多媒体功能 硬件支持良好 众多的应用程序 2.2 进入办公平台——Windows XP Windows XP是微软于2001年推出的操作系统，其中的“XP”是“experince”（体验）的缩写。根据微软的介绍，Windows XP是集Windows前期版本的所有优秀性能于一体的视窗操作系统，是微软迈向Microsoft.NET的重要一步。 2.2 进入办公平台——Windows XP 2.2.1 启动Windows XP 2.2 进入办公平台——Windows XP 2.2.2 Windows XP的桌面元素 2.2 进入办公平台——Windows XP 桌面图标 2.2 进入办公平台——Windows XP 任务栏 2.2 进入办公平台——Windows XP 2.2.3 退出Windows XP 注销切换用户注销关机 待机关闭重新启动 2.3 桌面的基本操作 2.3.1 图标的基本操作运行建立快捷图标删除图标排列图标重命名图标 2.3 桌面的基本操作 2.3.2 任务栏的基本操作切换多任务任务栏的大小及位置的改变 系统托盘区的常用图标 音量调节图标输入法状态图标 时间图标 任务栏快捷菜单 2.3 桌面的基本操作 2.3.2 任务栏的基本操作任务栏快捷菜单 工具栏地址工具栏 链接工具栏 语言栏 桌面工具栏 快速启动工具栏 2.3 桌面的基本操作 2.3.2 任务栏的基本操作任务栏快捷菜单 层叠窗口|横向平铺窗口|纵向平铺窗口 层叠窗口：把窗口按先后的顺序依次排列在桌面上，当用户在任务栏快捷菜单中选择【层叠窗口】命令后，桌面上会出现排列的结果，其中每个窗口的标题栏和左侧边缘是可见的，用户可以任意切换各窗口之间的顺序。横向平铺窗口：各窗口并排显示，在保证每个窗口大小相当的情况下，使得窗口尽可能往水平方向伸展。纵向平铺窗口：在排列的过程中，使窗口在保证每个窗口都显示的情况下，尽可能往垂直方向伸展。 2.3 桌面的基本操作 2.3.2 任务栏的基本操作任务栏快捷菜单 属性 2.4 【开始】菜单简介 2.4.1 使用开始菜单启动应用程序打开文档 寻求帮助 搜索 2.4 【开始】菜单简介 2.4.2 【开始】菜单属性【开始】菜单 经典【开始】菜单 2.4 【开始】菜单简介 2.4.3 自定义开始菜单 2.5 窗口的基本操作 2.5.1 窗口的组成标题栏菜单栏工具栏工作区域滚动条状态栏窗口边框 2.5 窗口的基本操作 2.5.2 窗口的操作打开窗口 移动窗口 改变窗口大小 最大化窗口 还原窗口 最小化窗口 滚动条操作 切换窗口 关闭窗口 2.5 窗口的基本操作 2.5.3 使用菜单栏打开下拉菜单 执行菜单命令 撤消菜单 菜单命令左侧的选中 标记表示该命令正在执行。菜单命令右侧可有以下标记：省略标记 ：表示该命令有相关对话框。三角形标记 ：表示该命令有下级子菜单。快捷键标记 ：如 ，表示该命令可以用快捷键执行。菜单文字呈现灰色时，如 ，表示该命令当前不能使用。 2.6 设置显示属性 2.6 设置显示属性 2.6.1 更改桌面主题选择一个不同的桌面主题 创建自己的桌面主题 删除桌面主题 2.6 设置显示属性 2.6.2 设置桌面背景 2.6 设置显示属性 2.6.3 设置屏幕保护 2.6 设置显示属性 2.6.4 设置Windows的外观 2.6 设置显示属性 2.6.5 调整屏幕分辨率和颜色质量 2.7 本章习题——填空 是电子计算机系统中负责支撑应用程序运行环境以及用户操作环境的系统软件，同时也是计算机系统的核心与基石。 是用户启动计算机登录到系统后看到的整个屏幕界面，Windows XP的桌面元素包括 和 。退出Windows XP的方法有两种： 和 。【开始】菜单有两种显示模式： 和 。 是运行Windows应用程序时，系统为用户在桌面上打开的一个矩形工作区域。 2.7 本章习题 一般的应用程序窗口是由 、 、 、 、 、 和 等部分组成的。单击【还原】按纽，可以将窗口恢复到原来的状态。窗口还原后，该按钮变为 按钮。 是一组预定义的窗口元素，可帮助用户为自己的计算机赋予独特的外观。 就是屏幕上显示的像素个数，分辨率越高，显示效果就越精细和细腻。 是指屏幕上所能显示的颜色的数量，数量越多，所显示的图像颜色就越丰富和细腻。 是指图像在屏幕上更新的速度，也即屏幕上的图像每秒中出现的次数，它的单位是 。 2.7 本章习题——选择在Windows的窗口中，标题栏的右侧有【最大化】、【最小化】、【还原】和【关闭】按钮，其中不可能同时出现的两个按钮是( )。 A.【最大化】和【最小化】 B.【最小化】和【还原】 C.【最大化】和【还原】 D.【最小化】和【关闭】在Windows2000中，要重新排列桌面上的图标，首先应( ) A.右击桌面空白处 B.右击【任务栏】空白处 C.右击桌面上的图标 D.右击【开始】按钮 2.7 本章习题 在下列有关Windows菜单命令的说法中，不正确的是( )。【A】带省略号(…)的命令执行后会打开一个对话框，要求用户输入信息【B】命令前有符号(√)表示命令被选中【C】当鼠标指向带符号()的命令时，会弹出一个子菜单【D】命令项呈灰色，表示相应的程序被破坏 如用户在一段时间( )，Windows将启动执行屏幕保护程序。【A】没有按键盘 【B】既没有按键盘，也没有移动鼠标【C】没有移动鼠标 【D】没有使用打印机 2.7 本章习题 5. 在Windows中，桌面是指（ ）【A】电脑桌 【B】活动窗口【C】资源管理窗口 【D】用户启动计算机登录到系统后看到的整个屏幕界面 6. 在Windows中，窗口的移动操作可以通过（ ）实现。【A】将鼠标指针指向窗口的标题栏，然后按住鼠标左键拖动【B】将鼠标指针指向窗口的标题栏，然后按住鼠标右键拖动【C】将鼠标指针指向窗口的标题栏，然后单击鼠标【D】将鼠标指针指向窗口的标题栏，然后双击鼠标 2.7 本章习题 7. 下面关于Windows窗口中滚动条的叙述，（ ）是不正确的【A】通过单击滚动条上的滚动箭头可以实现单步滚【B】通过拖动滚动条上的滚动框可以实现快速滚动【C】滚动条有水平滚动条和垂直滚动条两种【D】每个窗口上都具有滚动条 8. 在Widnows中，应用程序的菜单弹出以后，要恢复原状，则应（ ）。【A】在菜单区域内单击鼠标左键或右键【B】在菜单区域内双击鼠标左键或右键【C】在菜单区域外单击鼠标左键或右键 【D】鼠标指向菜单区域外 2.7 本章习题 9. Windows从软件归类来看属于（ ） 【A】操作系统 【B】应用软件【C】文字处理软件 【D】数据库 10. 在Windows中，窗口的标题栏位于窗口的（ ）【A】最底端 【B】最顶端【C】自由调整 【D】以上都错 2.7 本章习题 11. 操作系统是一种（ ）【A】系统软件 【B】软件和硬件的统称【C】操作者所直接接触的硬件设备的总称【D】操作者所用的软件的总称 12. 在Windows的窗口中，有关还原按钮的操作（ ）是正确的。【A】单击还原按钮可以将最大化后的窗口还原【B】单击还原按钮可以将最小化后的窗口还原【C】双击还原按钮可以将最大化后的窗口还原【D】双击还原按钮可以将最小化后的窗口还原 2.7 本章习题 13. 通过拖放( )，可以同时改变窗口的高和宽。【A】窗口边框 【B】窗口角【C】菜单栏 【D】滚动条 14. Windows应用程序中的某一菜单中的某条命令被选中后，该菜单右边又出现了一个子菜单，则该命令( ) 。【A】后跟“...” 【B】前有“√” 【C】呈暗淡显示 【D】后跟三角形符号 2.7 本章习题 15. 在windows中，可以为（ ）创建快捷方式。【A】任何文件和文件夹 【B】可执行程序或程序组【C】单个文件 【D】程序文件和文档 16. 下面关于Windows的叙述中，正确的是( )。【A】Windows是分时操作系统【B】Windows是多用户多任务操作系统【C】Windows是单用户单任务操作系统【D】Windows是单用户多任务操作系统 2.7 本章习题 17. 在Windows中，运行一个程序可以( )。【A】使用“开始”菜单中【运行】选项【B】使用资源管理器【C】使用桌面上已建立的快捷方式图标【D】以上都可以 18. Windows的特点包括（ ） 。【A】图形界面 【B】多任务 【C】即插即用 【D】以上都对 2.7 本章习题 19. 在Windows中，( )操作不能关闭应用程序 【A】单击应用程序窗口右上角的【关闭】按钮【B】单击【任务栏】上的窗口图标【C】单击【文件】菜单，选择【退出】命令【D】按Alt+F4快捷键 20. 在Windows中，用鼠标选定连续文件的操作是( ) 【A】单击第一个文件，然后单击最后一个文件。【B】单击第一个文件，然后双击最后一个文件。【C】单击第一个文件，然后按住Shift键单击最后的文件。【D】单击第一个文件，然后按住Ctrl键单击最后文件。 2.7 本章习题 21. 在Windows中，下面( )操作可以关闭窗口【A】单击最小化按钮 【B】双击最小化按钮【C】单击控制菜单按钮 【D】双击控制菜单按钮 22. 在Windows中，有些文件的内容比较多，即使窗口最大化，也无法在屏幕上完全显示出来，此时可利用窗口( )来阅读文件的内容【A】窗口边框 【B】控制菜单【C】滚动条 【D】最大化按钮 2.7 本章习题 23. 单击任务栏上非当前任务按钮可以（ ）【A】移动该按钮对应的窗口 【B】关闭该按钮对应的窗口【C】删除该按钮对应的窗口 【D】使该按钮对应的窗口成为当前窗口 24. Windows桌面图标能按（ ）、类型、大小和日期顺序进行排列【A】名称 【B】属性【C】地点 【D】任务 25. 关于Windows的桌面，下列说法不正确的是（ ）【A】可以把桌面最小化 【B】可以任意排列桌面上的图标【C】可以设置桌面背景 【D】桌面总是占据整个屏幕 2.7 本章习题——问答题简要叙述屏幕保护程序、屏幕分辨率、颜色方案的含义和作用。 2.7 本章习题——上机练习对给定的练习窗口进行最大化，最小化和关闭操作，以及随意调整窗口的大小和位置。在D:\TEMP下打开创建快捷方式对话框，为画图建立快捷方式图标，并将图标命名为画图。（浏览参考路径为：C:\WINDOWS，图标名为pbrush）将当前日期设置为2008年8月8日；时间设置为下午8：51。给显示器设置屏幕保护程序。打开Windows帮助和支持，查看里面的内容，试着搜索有疑问的问题。第3章 Windows XP的 文件管理和磁盘管理 目录 3.1 文件管理 3.2 磁盘管理 3.3 本章习题 3.1 文件管理 3.1.1 文件和文件夹文件和文件夹的含义文件和文件夹的属性 文件夹选项资源管理器 3.1 文件管理 文件和文件夹的含义文件就是用户赋予了名字并存储在磁盘上的信息的集合，它可以是用户创建的文档，也可以是可执行的应用程序或一张图片、一段声音等。文件夹是系统组织和管理文件的一种形式，是为方便用户查找、维护和存储而设置的，用户可以将文件分门别类地存放在不同的文件夹中。在文件夹中可存放所有类型的文件和下一级文件夹、磁盘驱动器及打印队列等内容。 Windows中采用树形文件结构 3.1 文件管理 文件和文件夹的属性 “只读”属性：具备该属性的文件或文件夹不允许更改和删除； “隐藏”属性：具备该属性的文件或文件夹在常规显示中将不被看到； “存档”属性：具备该属性的文件或文件夹已存档，有些程序用此选项来确定哪些文件需做备份。 3.1 文件管理 文件和文件夹的属性 【文件属性】对话框 3.1 文件管理 文件和文件夹的属性 【文件夹属性】对话框 3.1 文件管理 文件夹选项 3.1 文件管理 文件夹选项 3.1 文件管理 资源管理器 3.1 文件管理 3.1.2 选择文件和文件夹选择单个文件和文件夹选择多个文件和文件选择连续的多个文件时，先单击要选择的第一个文件，再按住【Shift】键单击要选择的最后一个文件，这样包括在两个文件之间的所有文件都被选中，呈反相显示。选择不连续的多个文件时，先选择要选的第一个文件，再按住【Ctrl】键，逐个单击要选择的其他文件。如发现选错了文件，可按住【Ctrl】键不动，用鼠标再次单击选错的文件，即可取消选中该文件。 3.1 文件管理 3.1.3 复制与移动文件和文件夹 移动文件和文件夹移动文件和文件夹是指将选中的文件和文件夹从一个地方移动到另外一个地方。 复制文件和文件复制文件和文件夹是指将选择的文件和文件夹从一个地方复制到另外一个地方。复制后，原文件同时存在在原来的地方和新的地方。 3.1 文件管理 3.1.4 删除文件和文件夹 删除文件和文件夹是指将不需要的文件和文件夹从磁盘上删除掉，分为一般删除和永久删除。一般删除的文件和文件夹并没有被从磁盘上删除掉，它们存放在回收站里，在需要的时候可以还原，而永久删除的文件和文件夹则不能从回收站中还原。 3.1 文件管理 3.1.5 新建文件和文件夹 3.1 文件管理 3.1.6 重命名文件和文件夹文件名和文件夹名是用户识别、记忆文件和文件夹内容的重要依据，因此给文件和文件夹起一个明确而又容易记忆的名字是非常重要的。用户可以通过对文件和文件夹重命名，来修改不理想的文件和文件夹名称。注意：有些程序不能支持过长的文件名。不支持长文件名的程序仅限使用八位字符。文件名不能含有以下字符：\ / : * ? " < > |。不能更改系统文件夹的名称，如Documents and Settings、Windows或System32。它们是正确运行Windows所必需的。 3.1 文件管理 3.1.7 使用回收站回收站提供了删除文件或文件夹的安全空间。从硬盘删除任何项目时，Windows将该项目放在“回收站”中，同时“回收站”的图标从空更改为满。从软盘或网络驱动器中删除的项目将被永久删除，并且不能发送到回收站。回收站中的项目将保留直到用户决定从计算机中永久地将它们删除。这些项目仍然占用硬盘空间并可以被恢复或还原到原位置。当回收站充满后，Windows自动清除“回收站”中的空间以存放最近删除的文件和文件夹。如果运行的硬盘空间太小，请始终记住清空“回收站”。也可以限定“回收站”的大小以限制它占用硬盘空间的大小。 Windows为每个分区或硬盘分配一个“回收站”。如果硬盘已经分区，或者如果计算机中有多个硬盘，则可以为每个“回收站”指定不同的大小。 3.1 文件管理 3.1.7 使用回收站删除或还原回收站中的文件 在桌面上，双击【回收站】图标，打开【回收站】窗口。要还原某个项目，请右键单击该项目，然后单击【还原】。 还原“回收站”中的项目将使该项目返回其原来的位置。如果还原已删除文件夹中的文件，则该文件夹将在原来的位置重建，然后在此文件夹中还原文件。要一次还原多个项目，请按下【CTRL】键，然后单击要还原的每个项目。在完成选择要还原的项目后，单击【文件】菜单上的【还原】。要恢复所有项目，请在【编辑】菜单上，单击【全部选定】，然后在【文件】菜单上，单击【还原】。要删除项目，请用鼠标右键单击该项目，然后单击【删除】。要删除所有项目，请单击【文件】菜单上的【清空回收站】。 3.1 文件管理 3.1.7 使用回收站清空回收站在桌面上，双击【回收站】图标，在【文件】菜单上，单击【清空回收站】。需要注意的是，【清空回收站】会删除所有项目。如果只想删除回收站中的某些项目，请按住【CTRL】并单击要删除的每个项目。在完成选择要删除的项目后，单击【文件】菜单上的【删除】。 3.1 文件管理 3.1.7 使用回收站回收站的属性 3.1 文件管理 3.1.8 压缩和解压缩文件压缩文件、文件夹和程序可以减小其大小，并可减小它们在驱动器或可移动存储设备上所占用的空间。驱动器压缩可以减小存储在该驱动器上的文件、文件夹所占用的空间。 Windows支持两种压缩类型：NTFS压缩和使用“压缩（zipped）文件夹”功能的压缩。 3.1 文件管理 3.1.8 压缩和解压缩文件 1. NTFS压缩如果没有NTFS驱动器，则该选项不可用。要确定驱动器是否已格式化为NTFS，请打开【我的电脑】，右键单击某驱动器，然后单击【属性】，在【常规】选项卡中将显示当前文件系统。 3.1 文件管理 3.1.8 压缩和解压缩文件 2.压缩（zipped）文件夹使用“压缩（zipped）文件夹”功能压缩的文件和文件夹可以在FAT和NTFS驱动器上都保持压缩特性。 3.2 磁盘管理用户的文件和文件夹都是存储在计算机的磁盘上的，在日常使用过程中，用户可能会非常频繁地进行应用程序的安装、卸载，文件的移动、复制、删除等多种操作，而这样操作过一段时间后，计算机硬盘上将会产生很多磁盘碎片或大量的临时文件等，致使运行空间不足，程序运行和文件打开变慢，计算机的系统性能下降。因此，用户需要定期对磁盘进行管理，以使计算机始终处于较好的状态。Windows XP在磁盘管理方面提供了强大的功能支持，用户可以使用功能强大的磁盘管理工具对本地磁盘进行各种操作 。 3.2 磁盘管理 3.2.1 查看磁盘属性 3.2 磁盘管理 3.2.1 查看磁盘属性 3.2 磁盘管理 3.2.2 格式化磁盘格式化是在磁盘中建立磁道和扇区，磁道和扇区建立好之后，电脑才可以使用磁盘来储存数据。格式化分为高级格式化(high-level format)和低级格式化(low-level format)两种。格式化的动作通常是在磁盘的开端写入启动扇区(boot sector)的数据、在根目录记录磁盘标签(volume label)、为文件分配表(FAT)保留一些空间，以及检查磁盘上是否有损坏的扇区，若有的话则在文件分配表标上损毁的记号，表示在该扇区不用来储存数据。若未特别指明，格式化一般指的都是高级格式化。 3.2 磁盘管理在对磁盘进行格式化时，需在【文件系统】下拉列表中指定格式化的文件系统。文件系统指的是在操作系统中，在其中命名、存储、组织文件的综合结构。NTFS、FAT和FAT32都是文件系统的类型。文件分配表(FAT) MS-DOS和其他基于Windows的操作系统用来组织和管理文件的文件系统。当用户通过使用FAT或FAT32文件系统格式卷时，文件分配表 (FAT) 是 Windows 创建的数据结构。Windows 在 FAT 中存储关于每个文件的信息，这样它就可以在以后检索文件。 FAT32 文件分配表(FAT)文件系统的派生文件系统。FAT32比 FAT支持更小的簇和更大的卷，这就使得FAT32卷的空间分配更有效率。 NTFS文件系统提供性能、安全性、可靠性和在所有FAT版本中都没有的高级功能的高级文件系统。例如，NTFS通过使用标准的事务处理记录和还原技术来保证卷的一致性。如果系统出现故障，NTFS将使用日志文件和检查点信息来恢复文件系统的一致性。在Windows 2000和Windows XP中，NTFS还可以提供诸如文件和文件夹权限、加密、磁盘配额和压缩这样的高级功能。 3.2 磁盘管理 3.2.3 更改驱动器名和路径 3.3 本章习题——填空 是用户赋予了名字并存储在磁盘上的信息的集合，它可以是用户创建的文档，也可以是可执行的应用程序或一张图片、一段声音等。 是系统组织和管理文件的一种形式，是为方便用户查找、维护和存储而设置的。 在Windows中，如果要将文件夹或文件改名，可选中该文件夹或文件，右击鼠标，在出现的快捷菜单中选取 命令，再输入新的文件名，按回车确认。 是Windows系统提供的资源管理工具，可以用它查看本台电脑的所有资源，特别是它提供的 形文件系统结构，使用户能更清楚、更直观地认识电脑的文件和文件夹。 提供了删除文件或文件夹的安全空间。 3.3 本章习题 Windows支持两种压缩类型： 压缩和使用 . 压缩。 磁盘的属性包括磁盘的 、 、 、 等。 磁盘的 可以跟踪以及控制磁盘空间的使用，可以在用户超过所指定的磁盘空间限额时，阻止进一步使用磁盘空间和记录事件或者在用户超过指定的磁盘空间警告级别时记录事件。格式化分为两种： 和 。 指的是在操作系统中，在其中命名、存储、组织文件的综合结构。常见的文件系统的类型有： 、 、 等。 3.3 本章习题——选择 1. 在Windows中，复制文件时可使用的鼠标操作是( )。【A】拖曳 【B】Shift+拖曳 【C】Ctrl+拖曳 【D】Ctrl+P 2. 以下有关Windows删除操作的说法，不正确的是( )。【A】从网络位置删除的项目不能被恢复【B】直接用鼠标将项目拖到回收站的项目不能被恢复 【C】超过回收站存储容量的项目不能被恢复【D】从3.5英寸磁盘上删除的项目不能被恢复 3.3 本章习题 3. Windows文件系统的组织形式属于( )文件夹结构。 【A】关系形 【B】层次形【C】树形 【D】线形 4. 在Windows中，文件名可以使用( )。【A】字母 【B】汉字【C】? 【D】空格 3.3 本章习题 5. 在Windows的“资源管理器”窗口中，选定文件或文件夹后，下列不能修改文件或文件夹名称的操作是( ) 【A】在"文件"菜单中选择"重命名"命令，然后键入新文件名再按回车键。【B】用鼠标左键单击文件或文件夹名称，然后键入新文件名再按回车键。【C】用鼠标右键单击文件或文件夹名称，从弹出的快捷菜单中选择"重命名"然后键入新文件名再按回车键。【D】用鼠标左键单击文件或文件夹的图标，然后键入新文件名再按回车键。 6. 对文件的确切定义应该是（ ）【A】记录在磁盘上的一组相关命令的集合。【B】记录在磁盘上的一组相关程序的集合。【C】记录在存储介质上的一组相关数据集合。【D】记录在存储介质上的一组相关信息集合。 3.3 本章习题 7. 在Windows中，正常状态下，以鼠标的右键单击一个对象时，会( )。【A】弹出该对象的快捷菜单 【B】打开该对象【C】关闭该对象【D】没有任何反映 8. 在Windows的“资源管理器”窗口中，左边显示的是 【A】所有未打开的文件夹【B】系统的树形文件夹结构【C】打开的文件夹下的子文件夹及文件 【D】所有已打开的文件夹 3.3 本章习题 9. 在Windows桌面上，不能打开“资源管理器”的操作是（ ）【A】用鼠标右键单击“我的电脑”图标，然后从菜单中选【B】用鼠标右键单击【开始】菜单，从弹出菜单中选【C】用鼠标左键单击【开始】菜单，从下级菜单中选【D】用鼠标左键双击【我的电脑】图标，从窗口中选 10. 在【我的电脑】窗口中，选定要查看的C盘，单击右键，在快捷菜单中选择【属性】命令，则在【属性】对话框中不能查看的是（ ）【A】标号和类型 【B】磁盘容量【C】已用空间和可用空间 【D】文件目录 3.3 本章习题 11. 关于Windows文件的说法中，不正确的是（ ）【A】同一目录中允许有不同名但内容相同的文件【B】同一目录中允许有不同名且不同内容的文件【C】同一目录中允许有同名但不同内容的文件【D】不同目录中允许出现同名同内容的文件 12. 在Windows中，恢复被误删除的文件应使用（ ）【A】我的电脑 【B】文档【C】设置 【D】回收站 3.3 本章习题 13. 在资源管理器中要选定若干个相邻的文件，就应先按下（ ）键不放，再分别单击第一个和最后一个待选的文件。【A】Ctrl 【B】Shift 【C】Tab 【D】Alt 14. 在Windows资源管理器文件夹树前符号“+”和“-”，的说法中，正确的是（ ）【A】“-”表示可以删除该文件夹中的子文件夹【B】“+”表示可以展开该文件夹，“-”表示可以折叠该文件夹【C】“+”表示可以在该文件夹中建立子文件夹【D】“+”表示该文件夹中有子文件夹，“-”表示该文件夹中没有子文件夹 3.3 本章习题 15. 在Windows资源管理器中要选定若干个不相邻的文件，就应先按下（ ）键不放，再依次单击各个待选的文件。【A】Ctrl 【B】Shift 【C】Tab 【D】Alt 3.3 本章习题——问答题简单介绍NTFS、FAT、FAT32文件系统的特点。简要叙述文件名命名的注意事项。 3.3 本章习题——上机练习打开资源管理器，在D盘下新建一个文件夹，命名为“TEMP”，再将它放入回收站，关闭资源管理器。清空回收站。查看D盘的磁盘空间、可用空间。对D盘进行磁盘清理、碎片整理。第4章 汉字输入办公自动化基础指法基本练习认识键盘 指法基本练习认识键盘 指法基本练习 ①打字机键区此键区中一部分是26个英文字母、数字、标点符号、特殊符号、空格键等字符键；另一部分是表格键Tab、大写锁定键Caps Lock、转换键Shift键、切换键Alt、退格键←、回车键Enter等功能键。 ②功能键区由最上面的F1~F12、逃逸键Esc、屏幕打印键Print Screen键、显示内容卷动键Scroll Lock、暂停键Pause等组成。 ③编辑键区中间偏右的部分，有上下左右四个方向键、插入键（Insert）、删除键（Delete）及翻页键（Page Up、Page Down）等键组成。该键区的键是起编辑控制作用的，诸如：文字的插入删除，上下左右移动翻页等。 ④数字键区数字键区的键其实和打字键区、编辑键区的某些键是重复的，那为什么还要设置这么一个付键区呢？这主要是为了方便集中输入数据，因为打字键区的数字键一字排开，大量输入数据很不方便，而数字键区数字键集中放置，可以很好地解决这个问题。 指法基本练习常用键的使用方法指法基本练习录入的基本指法指法基本练习录入的基本指法指法基本练习 3．按键指法智能ABC输入法 智能ABC输入法（又称标准输入法）是Windows95/98/2000/XP中自带的一种汉字输入方法，它简单易学、快速灵活，受到用户的青睐。智能ABC输入法主要功能和的特点如下： 1．内容丰富的词库 2．允许输入长词或短句 3．自动记忆功能 4．强制记忆 5．频度调整和记忆 6．中文输入中输入英文 智能ABC输入法智能ABC输入法的选择智能ABC输入法全拼输入智能ABC输入法双打输入智能ABC输入法韵母定义表 智能ABC输入法笔形输入 智能ABC输入法如输入独体字（前为汉字，后为编码）：长—3164、石—138、上—211、人—34、主—41、刀—53、女—631、士—71、中—82、的—3。如输入合体字（前为汉字，后为编码）：城—71135、锟—311816、炼—433165、魔—41338、雪—1455、谨—467218、谓—4687、薪—724143、嚯—81453。除了纯笔形输入以外，还可以采用音形输入。即文字的发音和字形特点相结合。如：输入“长”，可以键入chang3，按空格键。智能ABC输入法输入技巧五笔字型输入法汉字的基本结构五笔字型输入法 4. 汉字的部位结构基本字根按一定的方式组成汉字，在组字时这些字根之间的位置关系就是汉字的部位结构。 (1)单体结构 由基本字根独立组成的汉字。 (2)左右结构 左右结构的字由左右两部分或左中右三部分构成。 (3)上下结构 上下结构的字由上下两部分或自上往下几部分构成。 (4)内外结构 汉字由内外部分构成。 5．汉字的字型信息 在五笔字型输入法中，为获取的字型信息，把汉字字型信息分成三类： 1型： 左右部位结构的汉字，例如：明、响、构等。虽然“构”的右边“勾”是两个基本字根按内外型组合成的，但整字仍属于左右型，这种分类主要是根据汉字的偏旁部首位置来进行的。 2型： 部位结构是上下型的字，例如：昌、感、萎、巍等。同左右型一样，像“巍”这类字虽然下面的“魏”是按左右型组合成的，但整字仍是上下型。 3型： 称为杂合型。包括单体结构和内外结构的汉字，也就是没有明显下下和左右结构特点的汉字。五笔字型输入法五笔字型键盘上字根分布及分类 五笔字型输入法五笔字型输入法五笔字型输入法五笔字型输入法编码规则 五笔字型输入法 2、键名汉字的编码规则 五笔字型中规定的键名汉字共有25个，“王土大木工目日口田山禾白月人金言立水火之已子女又纟” 25个键名汉字与25个字母键相应，这些字的编码相当简单，它们的编码就是4个所在字母键字母，如：“言”字的编码为“YYYY”，“纟”字的编码为“XXXX”，等等。输入键名汉字时，只要连续击四次该字所在的字母键即可。 3、成字字根的编码规则在五笔字型字根键盘的每个字母键上，除了一个键名字根外，还有一些其它类型的字根。有些字根其本身就是一个汉字，这样的字根称为成字字根。成字字根的编码是按下面公式进行的：键名码+首笔码+次笔码+末笔码当成字字根仅为两笔时，编码只有三码，公式为：名码+首笔码+末笔码五笔字型输入法五笔字型输入法五笔字型输入法关于末笔画还有如下规定，这些规定使取码更为简单，明确。 ⑴末字根为“力”、“刀”、“九”、“七”等时，一律认为末笔画为折。 ⑵“进”、“逞”、“选”等字，不以“走之”的末笔为末笔（书写时确实是末笔，但这样末笔都一样，减少了识别信息量，约定以去掉“走之”部分后的末笔整个字的末笔来构造识别码。进、逞、远的识别码应分别为：23，K；13，D；53，V。当以“走之”末笔为末笔时，则识别码都相同，为43。 ⑶“我”、“戋”，成等字的末笔取“丿”。 5、简码为了提高输入速度，五笔字型方案还设计了简码输入，它将常用汉字只取其前边的一个、两个或三个字根构成，因为“识别码”总是在全码的最后位置，所以简码的设计不但减少了击键次数，而且省去了部分汉字的“识别码”的判别和编码，给击键带来了很大方便。五笔字型输入法简码汉字共分三级： ⑴一级简码五笔字型中，根据每个字母键上的字根形态特征，每键安排一个最为常用的高频汉字，这类字共25个，它们的编码只有一位，输入时只要击键一次再加一次空格键即可。这些高频字及其编码如下：一 G 地 F 在 D 要 S 工 A 上 H 是 J 中 K 国 L 同 M 和 T 的 R 有 E 人 W 我 Q 主 Y 产 U 不 I 为 O 这 P 民 N 了 B 发 V 以 C 经 X ⑵二级简码二级简码是指编码时取单字全码的前两个字根代码。二十五个键位代码，其两码组合共计有25*25=625个编码。也就是说，用两位码可以给与625个汉字编码。五笔字型就选取使用频率较高的600多个汉字与这些对应，这些编码就成为这些汉字的简码。 五笔字型输入法 ⑶三级简码三级简码由一个汉字的前三个字根组成，只要一个汉字的前三个字根码在整个编码体系中是唯一的，一般都作为三级简码，三个字母可以组成的编码数是：25*25*25=15625个。实际上，在国际基本集的5763个汉字中，有三级简码的汉字有4400多个。要输入这些汉字，只要依次键入这三个字根代码，再加上空格键即可。这样看上去似乎击键次数仍为四键，并没有减少，但是由于省略了前三个字根之后的字根判定或者交叉识别代码的判定，则可达到提高编码速度，进而达到提高输入速度的目的。 五笔字型输入法 ⒈二字词的编码二字词在汉语词汇中占有相当大的比重。二字词的编码由所含的两个汉字各取前两个字根码组成，即每个汉字按书写顺序取前两个字根来进行编码。如：机器：木 几 口 口 SMKK 计算：言 十 竹 目 YFTH ⒉三字词的编码三字词的编码与二字词的编码类似 ，只不过它的编码是由前两个汉字的第一个字根码和后一个汉字的前两个字根码构成。如：计算机：言 竹 木 几 YTSM ⒊四字词的编码四字词的编码是由每个汉字的前一字根码组成，共四码，例如巧夺天工：工 大 一 工 ADGA ⒋多字词的编码 多字词是指构成词的单个汉字数超四个，多个词的编码按“一、二、三、末”的规则，即分别取第一、第二、第三及最末一个汉字的第一个字根码来构成的编码。例如：中华人民共和国：口 亻 人 国 ＫＷＷＬ 使用微软拼音输入法 ⑴打开微软拼音输入法在语言栏上单击键盘按钮，然后在菜单中选择微软拼音输入法 2003。 微软拼音输入法的状态条将出现在语言栏上，使用微软拼音输入法 ⑶修改转换结果微软拼音输入法的大多数自动转换都是正确的，但错误不能避免。对于那些错误转换，可以在输入过程中进行更正，挑选出正确的候选；也可以在输入整句话之后进行修改。 ⑷确认输入如果输入窗口中的转换内容全都正确，按空格或者回车确认。 下划线消失，输入的内容传递给了编辑器。使用回车，当前输入窗口中的所有内容，包括转换后的汉字以及未经转换的拼音全都被确认。 使用空格，如果当前光标在输入窗口的最后并且所有拼音都转成了汉字，则输入窗口的内容被确认。输入标点符号和使用软键盘全角和半角 输入标点符号和使用软键盘中、英文标点符号 输入标点符号和使用软键盘使用软键盘办公自动化技术教程 第5章 Word2003字处理软件的使用 【本章要点】 通过本章的学习，可以掌握Word2003的一些技巧性操作，学会使用Word2003进行文本处理，例如设置字符格式和段落格式、绘制图形、插入图片和艺术字等操作。除此以外还将掌握Word2003文档中基本的格式编排以及图文混排，在文档中插入各种对象。例如自绘图形、艺术字、文本框等。 第5章 Word2003字处理软件的使用 5.1 文本操作 5.2 排版技术 5.3 图的操作 5.4 表格 5.5 表格和文本相互转换 5.6 打印Word文档 5．1 文本操作 5.1. 1启动和退出Word 2003 5.1. 2操作界面 5.1. 3新建Word文档 5.1. 4文档编辑 5.1. 5文档查看 5．2 排版技术 5.2. 1改变文字 5.2. 2调整段落 5.2. 3添加编号和项目符号 5.2. 4添加边框和底纹 5.2. 5设置页面格式 5.2. 6分栏排版 5.2. 7样式 5.2. 8模板 5.2. 9撤消与恢复操作 5.2. 10查找与替换文本 5.2. 11页眉和页脚 5．3 图的操作 5.3. 1插入图片 5.3. 2绘制自选图形 5.3. 3插入剪贴画 5.3. 4插入艺术字 5.3. 5插入文本框 5．4 表格 5.4. 1表格的创建和删除 5.4. 2更改表格结构 5.4. 3设置表格格式 5.4. 4表格的边框和底纹 5.4. 5设置标题行重复 5．5 表格和文本相互转换 5.5. 1将表格转换为文本 5.5. 2将文本转换为表格 5．6 打印Word文档 5.6. 1预览打印效果 5.6. 2打印文档 5．1 文本操作 2．退出Word 2003 单击文件菜单中的关闭命令。 单击窗口右上角的关闭控制按钮。 单击文件菜单中的退出命令。 ALT+F4可以关闭当前窗口。 5.1. 2操作界面 Word 窗口由标题栏、控制菜单图标、最大化、最小化和关闭按钮、菜单栏、工具栏、状态栏、工作区等组成。 1、标题栏 位于窗口左上角，说明文档的名字 2、菜单栏 各种菜单和文档控制图标 3、工具栏 由许多图标组成，通常显示【常用】和【格式】两工具栏 【常用】和【格式】工具栏图示 4、状态栏 状态栏在界面的最下面，其上显示当前操作的各种信息 5、窗口控制按钮 位于窗口右上角的三个按钮，分别为： 【最小化】按钮 、【还原】按钮、 【关闭】按钮 6、标尺 使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右边界位置及表格的栏宽等。标尺分为水平标尺和垂直标尺 7、滚动条 滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中的相对位置。滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条 8、工作区 工作区是Word中进行文字处理的区域，它其实是一个文档窗口，其中有一个不断闪动的光标，称之为插入点。当输入文字时，文字会出现在插入点处，插入点会后移，当要对已有文字进行修改时，可以将插入点移到修改处，然后对其进行修改。在工作区的右侧和下边有垂直滚动条和水平滚动条，用它可以对工作区中的文字进行滚动，以查看文档窗口外的文字。在工作区的左侧和上边有垂直标尺和水平标尺，用它可进行一些格式化操作。 9、视图与视图按钮 在 Word 2003中 ，常见的视图有普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图、打印预览视图和文档结构视图。一般可以通过常用的五种视图按钮进行视图转换。 补充关闭Word的方法与关闭Windows的其它窗口的方法一样，主要有以下几种方法：用鼠标单击Word窗口右上角的关闭按钮。按Alt+F4快捷键。双击Word窗口的控制菜单图标。执行【文件】菜单下的【退出】命令。按Ctrl+Alt+Del组合键，来结束当前运行的Word程序。 5.1. 3新建Word文档 1、Word 文档的类型 Word中编辑的文件我们一般称之为文档。在介绍如何新建Word文档之前，先了解一下Word 文档的类型有如下四种：空白文档 、Web文档 、模板文档 和电子邮件。 2、新建Word文档 （1）新建一个空文档 【文件】→【新建】或单击“常用”工具栏上“新建”图标。（2）新建一个特殊格式的空文档 新建这些文档时Word已经先给用户写好格式，用户只要填写自己的内容进去就可以了。 新建文档图示 5.1. 4文档编辑 1．插入文档 插入文档是用于把另一文档的内容写入到当前正在编辑的文档的插入点处。 主要用到【插入】菜单中的【插入文件】命令 。 【插入文件】对话框图示 2．输出文档 输出文档是用于把当前正在编辑的文档以某种格式输出，这些格式包括 Word 97或以前版本的文档、RTF、TXT、HTML、WordPerfect 5.X等。 主要用到【文件】菜单中的【另存为】命令。 2．保存文档 用户输入和编辑的文档只有保存在外存储器，例如硬盘或U盘上才能够长时间存在，如果不存盘，那么关掉计算机电源时，就会造成输入信息的丢失。因此，必须要进行文档的保存。 主要用到【文件】菜单中的【保存】命令。如果用户是第一次存盘，系统则会弹出【另存为】对话框。 5．1．5文档查看打开文档进行文档的查看是Word进行文档编辑的最基本操作。文档的查看具体操作步骤如下： ①单击【文件】菜单中的【打开】命令，在弹出的【打开】对话框中单击查找范围的下拉式按钮，弹出下拉式列表框，从中选择存放文档的驱动器或文件夹； ②如果文档不是.doc类型，则单击文件类型的下拉式按钮，从弹出的列表框中选择合适的文档类型。 ③在矩形的文件名列表框中，单击要打开的文档名。 ④单击【打开】按钮即可。 5．2 排版技术 【符号】对话框图示 2．文本块操作 （1）文本块选定 （2）文本块移动 （3）文本块复制 （4）文本块删除 3．设置字符格式 字符格式也称为字符属性，是指一个字符的字体、大小、颜色、是否加粗等。 进行字符格式设置的工具有两种：格式工具栏和字体设置对话框。 或者用【格式】菜单中的【字体】命令。【字体】对话框图示设置字符格式 主要有： （1）字体设置 （2）字形设置 （3）字号设置 （4）修饰文字 【段落】对话框图示 【项目编号和项目符号 】 对话框图示 【样式和格式】、 【新建样式】图示【修改样式】图示 【新建文档】、 【模板】图示 【查找与替换】图示 5．3 图的操作【插入图片】图示 5.3. 2 绘制自选图形 5.3. 3 插入剪贴画 5.3. 4 插入艺术字 编辑艺术字的工具 5.3. 5 插入文本框 5．4 表格 5．5 表格和文本相互转换 5．6 表格和文本相互转换 第6章 Excel 2003电子表格制作 6.1 Excel 2003的启动和退出启动Excel 2003中文版的方法很多，常用的有：（1）从开始菜单启动：单击【开始】｜【程序】｜【Microsoft Office Excel 2003】｜【Excel 2003】命令。（2）用已有的Excel文档启动：单击已存在的Excel电子表格文件，同时也打开了该文件。（3）从桌面快捷方式图标启动：如果桌面上有Excel 2003快捷方式图标，则双击该图标。 6.1.2 Excel 2003 窗口介绍标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。菜单栏：Excel 2003的命令集合，几乎所有的Excel 2003命令都可以从菜单栏中选择执行。常用工具栏：Excel 2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。例如：单击【新建】按钮，就可创建一个新的工作簿。格式工具栏：Excel 2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工具。编辑栏：位于 Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有 “×”、“√”、“fx”三个按纽，分别表示取消、确认和插入函数操作。行、列标题：用来定位单元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行标题用数字显示，列标题用英文字母表示。 工作表格区：用来记录数据的区域。状态栏：位于底部，可提供有关选择命令或操作进程的信息。工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。水平、垂直滚动条：用来在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。任务窗格：任务窗格相当一本Excel的操作手册，它包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”等11项，单击任务窗格右上角“▼”符号从拉列表框中选择。通过快捷键Ctrl+F1、右击菜单栏勾选或单击【视图】丨【任务窗格】等方法均可显示或取消任务窗格。 Excel 在窗口中显示包含工作表的工作簿。默认情况下，菜单栏、常用、格式和编辑栏显示在窗口顶部。在窗口底部，状态栏显示不同的指示器指示当前的工作环境。下面介绍几个常用的术语： 单元格 工作表中行列交汇的小格子，用于保存数值、文字、声音等数据，它是Excel处理信息的最小单位，一个单元格最多容纳32000个字符。单元格地址（编号） 表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如，第 C 列和第 3 行交叉处的单元格，其编号为“C3”。行号范围1…65535，列标范围A…Z，AA…AZ， BA…BZ，…，IA…IV共256列。活动单元格 当移动鼠标到工作表内时形状变为空心十字架，单击某单元格，这时该单元格四周框线变粗，该单元格又称为当前单元格，俗称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息，编辑栏的名称框显示的是当前单元格（或区域）的地址，编辑区显示的是当前单元格的内容（或公式）。工作表 用于存储和处理数据的主要文档，即电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成，一个工作表最多含16777216个单元格（65536×256）。工作表总是存储在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。区域 工作表上的两个或多个单元格，这些单元格可以相邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作，如计算、生成图表等。工作簿 包含一个或多个工作表的文件（扩展名.xls），该文件可用来组织各种相关信息，其默认文件名为Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表，默认情况下一个工作簿含3个工作表（默认名称Sheet1、Sheet2、Sheet3），工作表可以重命名、增加、删除。 6.1.3 退出Excel 2003 退出Excel 2003的方法也很多，常用的有：（1）单击应用程序标题栏最右端的“关闭”按钮。（2）单击【文件】菜单｜【退出】命令。如果退出前文件被修改过，系统将提示是否保存修改的内容，单击“是”按钮保存，单击“否”按钮则不保存。 6.2 工作簿、工作表工作簿是计算机和存储数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为XLS，相当于Word中的文档概念。一个工作簿可包含多个工作表，这样可以将若干相关工作表组成一个文件，操作时不必打开多个文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。 6.2.1 工作簿和工作表的基本操作 1、新建工 (1)新建空白工作簿：空白工作簿是其工作表中没有任何数据资料的工作簿，可以通过以下方法创建。选择【文件】菜单｜【新建】命令。按下快捷键Ctrl+N 在任务窗格中选择“空白工作簿”选项，如图6.2所示。 根据模板新建工作簿 Excel 2003提供了一系列丰富而实用的模板，利用这些模板可以新建模板结构工作簿。模板工作簿可以通过以下操作创建。在任务窗格中单击“本机上的模板”，如图6.4所示在弹出的“模板”对话框内，先单击“电子方案表格”标签，打开“电子方案表格”选项卡，然后在选项列表中选择所需要模板，如图6.5所示。 2、打开已有的工作簿文件 单击常用工具栏中的“打开”按钮或单击【文件】菜单｜【打开】命令，系统会弹出“打开文件”对话框，选择要打开的文件后单击“打开”按钮。 3、工作簿的保存当完成工作簿文件的编辑和修改后，就要保存。其操作步骤如下：（1）单击【文件】菜单｜【保存】命令，弹出另存为对话框。如果是新文件，Excel将会要求输入一个文件名，否则将采用缺省的文件名（Book1.xls）。（2）单击“保存”按钮如果不想将旧的内容冲掉，可以单击【文件】菜单｜【另存为】来保存当前的内容。 4、选取工作表工作簿默认由三个工作表组成，最多可创建255个工作表。可能通过单击工作表标签来选取工作表。要选取多个连续的工作表，可以先单击第一个工作表，然后按信Shift键并单击最后一个工作表；要选取多个不连续的工作表，可以选单击第一个工作表，然后按信Ctrl键并单击其他工作表。多个选中的工作表组成一个工作组。选择工作组的作用是：在其中一个工作表的任意单无格中输入数据或设置格式，在工作组的其他工作表的相同单元格中将具有相同数据或相同格式，即同时编辑多个工作表。 5、插入工作表插入工作表有如下两种方法：（1）单击【插入】菜单｜【工作表】命令。（2）右击要插入工作表的后一个工作表，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。 6、删除工作表删除工作表也有两种方法：（1）选择要删除的工作表或工作组，再单击【编辑】菜单｜【删除工作表】命令。（2）右击要删除的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。 7、重命名工作表重命名工作表有三种方法：（1）双击工作表标签，使之处于选中状态，输入新的名字将原名字覆盖。（2）将鼠标指针指向工作表标签，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令，输入新的名字将原名字覆盖。（3）单击需重命名工作表的标签，单击【格式】菜单｜【工作表】｜【重命名】命令，输入新的名字将原名字覆盖。 8、工作表的复制与移动用户可以在一个或多个工作簿中复制或移动工作表，如果在不同的工作簿中复制或移动工作表，这些工作簿都必须是打开的。（1）使用菜单命令复制或移动工作表操作步骤如下：打开需要操作的所有工作簿。 激活要复制或移动的工作表。 单击【编辑】菜单｜【移动或复制工作表】命令，右击要移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令也会弹出该对话框。 在“工作簿”下拉列表框中选择要移至或复制到的工作簿（目标工作簿）。 在“下列选定工作表之前”列表框中选择希望把工作表插在目标工作簿的哪个工作表之前。 如果是复制操作请选中“建立副本”复选框，否则执行的是移动操作。 单击“确定”按钮。 （2）使用鼠标复制或移动工作表 移动操作：单击需要移动的工作表标签，按住鼠标左键（这是鼠标箭头前带一个小矩形），拖到所希望的位置。 复制操作：复制操作与移动操作基本相同，只是在拖运的同时要按住Ctrl键。 6.2.2 工作表数据的输入工作表由单元格组成，单元格内的数据由格式和值两部分确定，所以输入数据时可以先设置格式再输入值，也可以先输入值，再将其转换为指定的格式。无论Excel用在电子政务、商务等各行业，均必须明白数据的类型。Excel提供12种数据类型（常规、数值、货币、分数、文本、时间、日期、特殊等），最常用的是字符串、数值、时间、日期、逻辑类型的数据。数值型、时间型或日期型右对齐，字符型左对齐，逻辑型居中对齐，这是Excel默认的对齐方式。特殊数据的输入 1. 单元格宽度有限，怎么输入长字符串？ 若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽，成为宽单元格； 若右侧单元格有内容，则超宽部分自动隐藏（可通过双击列标后的竖线或选择【格式】菜单｜【列】｜【最合适的列宽】，将隐藏内容显示出来）； 用Alt+Enter强制断行，实现在一个单元格内输入几行数据。 2. 数值字符串怎么输入？ 数值字串是数字的组合，不具有数字的含义（如编号、身份证号），不能进行数学运算，如求和、求平均等。其输入方法有两种：先输入单引号“’”，再输入数字（如在A3格输入编号“001”，直接输入001结果变成了1，应该输入’001）；或先设单元格格式为文本，然后再输入数字串。设置单元格格式的方法是在“单元格格式”对话框中选择“数字”页框。 3. 分数的输入。 分数有真分数和假分数两种：输入真分数时，先输入数字0和空格，再输入内容；输入假分数时在系数和分数之间还要输入一个空格。 4. 大数值的输入。 比如输入身份证号510802198501250719，变成了科学计数法的形式5.10802E+17，降低了精度。 5. 逻辑型数据输入。 Excel中某条件成立用“TRUE”表示，否则用“FLASE”表示。如在A2内输入“=5>2”，则显示值为“TRUE”。 6. 时间和日期型数据的输入。 先试验一下：在某单元格内输入3-2时，显示结果“3月2日”；在某单元格内输入=3-2，显示结果为1。 这说明当输入的数据符合某种格式时，Excel将自动以该种格式存储数据。所以当输入3/2、3-2时，系统认为是3月2日；当输入8:30、21:45时，系统认为是时间；也可以在单元格内同时输入日期和时间，二者之间以空格分隔。 7. 智能填充数据。 智能填充主要是指快速输入按规律变化的数据序列，如等差数列、等比数列、医院药品名称、单位职工姓名等，这个功能非常实用。Excel已经自带的数据序列有“一月，二月，……，十二月”、“星期一、星期二，……，星期日”等等。用户也可以根据需要自定义一些数据序列，并且一劳永逸。 查看或自定义数据序列的方法：单击【工具】菜单｜【选项】｜【自定义序列】，出现如图6.7所示的页面。当选择左框中的新序列时，在右侧“输入序列”框中输入完欲定义的数据序列后（以回车结束每一个数据项），单击“添加”按纽，再“确定”退出。图6.7添加了六个姓名。 填充柄 活动单元格右下角的小黑块，拖运它可以实现智能填充。 具体填充方法：在当前单元格中输入数据序列中的任意一项，纵向或横向拖动填充柄至某单元格，松开鼠标。若数据序列用完，则从头开始循环填充。填充相同数据项 对时间或日期数据，按住Ctrl拖动填充柄；对字符串或数值型数据，直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据。递增方式填充数据项 对时间或日期数据，直接拖动填充柄，是期型数据按日增加，时间型数据按小时增加；对数值型数据，按住Ctrl键拖动填充柄。快速填充 不拖动填充柄也能实现填充，主要是日期、等差或等比序列。例如在A1～F1单元格填充等比数列1、3、9、27、81、243：在A1内输入1；选中A1～F1区域；单击【编辑】菜单｜【填充】｜【序列】，按如图6.8设置参数，确定即可。 6.2.3 单元格格式的设置 1、选择区域（1） 选整行或整列单击行号或列标；（此时还可通过【格式】菜单｜【行】或【列】设置行高或列宽，当然也可直接拖动行号或列标之边线调整行高或列宽。）（2）选整个工作表单击“全选”按纽（行号1的上边，列标A的左边）或按快捷键Ctrl+A；（3）选区域按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格，则相应的矩形区域被选中；在名称框内输入单元格首尾编号回车（形如A5、B2:F5等）；也可配合Sheet或Ctrl键作连续选择和间断选择区域。 （4）条件选定 选择满足条件的若干单元格，这个功能非常有趣，从【编辑】菜单｜【定位】调出“定位”对话框，在“引用位置”处输入区域名称或单击“定位条件”按纽，调出“定位条件”对话框，如图6.9所示。 2、单元格格式化 自定义格式可以通过“单元格格式”对话框来完成。选择【格式】菜单｜【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，如图6.10所示。 1、设置数字格式（1）选择要格式化的单元格或单元格区域。（2）单击“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，如图6.10所示。（3）在左侧的“分类”列表框中单击数字格式的类型，右侧显示该类型的格式，在“示例”框中可以预览设置效果。 2、设置对齐格式默认情况下，Excel根据输入的数据自动调节数据的对齐格式，如文字内容左对齐、数据内容右对齐等。操作步骤：（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。（2）单击【格式】菜单｜【单元格】命令，选择“对齐”选项卡，如图6.11所示。（3）在“水平对刘”下拉列表框中选取希望的对刘方式，“水平对齐”方式包括：常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。（4）在“垂直对齐”下拉列表框中选取希望的对齐方式，“垂直对齐”方式包括：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。 （5）下方的复选框是单元格中的文字较长时的解决方案。自动换行：选中该复选框，对输入的根据单元格列宽自动换行。缩小字体填充：选中该复选框，减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。合并单元格：选中该复选框，将多个单元格合并为一个单元格，与“水平对齐”方式中的“居中”联合使用可以实现标题居中，相当于格式工具栏中“合并居中”按钮的功能。 （6）“方向”区域用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为-90度到90度。 3、设置字体 Excel中的字体设置包括：字体类型、字体形状、字体尺寸。与Word不同，Excel的【格式】菜单中没有字体命令，而是要通过单元格格式对话框来设置。（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。（2）单击【格式】菜单｜【单元格】命令，选择“字体”选项卡，如图6.12所示。（3）在其中选择合适的字体、字形、字号。 4、设置边框线默认情况下，Excel的表格线都是统一的淡虚线。这种边线打印表格时不会打印，用户可以给它加上其他类型的边框线。操作步骤：（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。（2）单击【格式】菜单｜【单元格】命令，选择“边框”选项卡，如图6.13所示。 5、设置单元格或单元格区域的图案和颜色图案是指区域的颜色和阴影。设置合适的图案可以使工作表显得更为生动活泼、错落有致。操作步骤：（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。（2）单击【格式】菜单｜【单元格】命令，选择“图案”选项卡，如图6.14所示。 6、设置列宽、行高当用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“######”表示。当然，完整的数据还在单元格中，只不过没有显示出来。因此可以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。列宽、行高的调整用鼠标来完成比较方便。鼠标指向要调整列宽（或行高）的列标（或行标）的分隔线上，这是鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖曳分隔线至适当的位置即可。列宽、行高的精确调整，可用【格式】菜单｜【列】命令或【行】命令及其子命令进行设置。 7、自动格式化 Excel预定义了17种格式供用户选用，这样既可以节省大量时间，又具有较好的效果。自动格式化的操作方法如下：（1）选择格式化对象（单元格或单元格区域）。（2）单击【格式】菜单｜【自动套用格式】命令。（3）在弹出的“自动套用格式”对话框中选择一种合适的格式后单击“确定”按钮。如图6.15所示。 6.2.4 单元格的保护设置在Excel 2003中，可以设置工作表的保护功能，防止其他用户对工作表的内容进行删除、复制、移动和编辑等。保护工作表的具体操作步骤如下。 (1) 选择“工具”菜单→“保护”→“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，如图6.16所示。 (2) 在“保护工作表”对话框的“允许此工作表的所有用户进行”列表框中，选中相应的复选框。 (3) 可以在“取消此工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码。 (4) 单击“确定”按钮，在随后打开如图6.17所示的“确认密码”对话框中重新输入密码，单击“确定”按钮，这样就完成了对工作表的保护。 6.3 使用公式 6.3.1 创建公式 2、修改公式若发现输入的公式有错，则可以很容易地修改它，操作步骤如下。 (1) 单击包含要修改公式的单元格。 (2) 在编辑栏中对公式进行修改。 (3) 按Enter键，完成修改。 3、公式的自动填充在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算(如数据行合计)，可以利用公式的自动填充功能。其操作步骤为： (1) 单击公式所在的单元格。 (2) 拖动“填充柄”，到达目标区域后放开鼠标左键，公式将自动填充至目标单元格。如果对填充的格式有要求，可单击“自动填充选项”按钮 ，从下拉菜单中选择需要的选项。 4、删除公式删除公式的方法与清除单元格数据一样，可以选择【编辑】菜单｜【清除】｜【内容】命令，也可以使用Delete键。 6.3.2 运算符及其优先级运算符 用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，如表6.1所示。 Excel 中的公式以等号 “=” 开始，紧随其后的是需要计算的表达式。Excel 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算。如果公式中同时用到多个运算符，Excel 将按下表所示的优先级顺序进行运算。如果公式中包含相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含乘法和除法运算符，则 Excel 将从左到右进行计算。 6.3.3 单元格地址引用引用 引用的作用在于标识工作表上的数据区域，以此指明公式中所使用的数据的位置，如表6.2。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一区域的数据，还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的区域的数据。引用主要有四种方式：相对引用、绝对引用、混合引用和三维引用。 1. 相对引用公式中的相对单元格引用（例如 A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。 2. 绝对引用单元格中的绝对单元格引用（例如 $A$1）总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。绝对引用的标志是符号$。 3. 混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。 4. 三维引用公式中引用本工作表单元格地址，简单而应用广泛。其实，跨工作簿、跨工作表单元格地址也可以引用，只需在单元格地址前进行一些限定。其格式是： [工作簿名]工作表名！单元格地址如公式“=SUM(语文 ! A2:A10， 数学 ! B2:B10)”表示当前工作簿中“语文”工作表的A2:A10区域与“数学”工作表的B2:B10区域的数据之和。公式“=[产品.xls] 单价 ! D2 * [销售.xls] 销售数量 ! D2”表示产品工作簿中“单价”工作表的D2单元格内容与销售工作簿中“销售数量”工作表的D2单元格内容之积。这些跨簿、跨表的公式同样支持自动复制功能。 6.4 使用函数 6.4.1 函数分类函数由函数名和用括号括起来的参数组成，是一个预先定义好的内置公式。Excel 2003中的函数通常分为：常用函数、工程函数、财务函数、数学与三角函数、统计函数、查寻与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等，每一类又包含若干个函数。恰当地使用函数可以大大提高表格计算的效率。 6.4.2 常用函数 Excel的公式和函数功能较强，其提供的函数较多，下面我们选择一部分常用的函数进行简要介绍，其中包含求和、求平均值等，如表6.3所示。 6.4.3 在公式中使用函数函数的输入有两种方法：直接输入和粘贴函数法。 1、直接在单元格内输入函数对于比较简单的函数，可以直接在单元格内输入函数名及其参数值。例如，求出每个学生的总成绩，可直接在G3中输入“=Sum(C2:F3)”或“=Sum(C2+D2+E2+F2)”。输入确认后，在单元格中显示值。如图6.20所示。 2、通过“插入函数”对话框选择函数对于比较复杂的函数，可采用下面的方法进行选择： (1) 选中要插入函数的单元格。 (2) 单击常用工具栏上的“插入函数”按钮，这时单元格中自动出现“=”，并弹出“插入函数”对话框。 (3) 在“选择函数”列表框中选择所需的函数名(如“AVERAGE”)后，单击“确定”按钮，如图6.21所示。 (4) 在弹出的“函数参数”对话框中，显示了该函数的函数名和它的每个参数，以及参数的描述和函数的功能，根据提示输入每个参数值。如果要将单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮，则只在工作表上方显示参数编辑框。再从工作表上选定相应的单元格，然后再次单击 按钮，恢复原对话框。 (5) 单击“确定”按钮，完成函数的使用。 6.5 数据管理 6.5.1 数据清单 Excel中数据表的基本概念建立在目前流行的关系模型的基础上，用二维表的形式编辑数据。数据表可以像一般工作表一样进行建立和编辑，还可以对记录进行增加、修改、删除和检索等。 1. 建立数据表建立数据表时要按照下述规则： (1) 数据表是由单元格构成的矩形区域。 (2) 数据表区域的第一行为列标，相当于数据库的字段名，因此列标名应惟一。其余为数据，每行一条记录。 (3) 同列数据的性质相同。 (4) 在数据表中，列之间、行之间必须相邻，不能有空行或空列。根据以上规则，首先建立数据表的列标志。在工作表中，从需要的单元格依次输入各个字段名。列标建好后，在列标下的单元格中输入记录，如图6.23所示。 2. 数据表的使用数据表是用来对大量数据进行管理的。它采用在一个对话框中展示出一个数据记录所有字段内容的方式，并且提供了增加、修改、删除及检索记录的功能。使用数据表的具体操作步骤为： (1) 将光标放在数据库所在工作表中任一单元格内，如图6.24所示。 (2) 单击【数据】菜单｜【记录单】，打开记录单对话框，如图6.25所示。在记录单中，首先显示的是数据表中的第一条记录的基本内容(未格式化的)，其中带有公式的字段内容是不可编辑的。 (3) 使用“上一条”或“下一条”按钮或按滚动条，可以在每条记录间上下移动。 (4) 单击“关闭”按钮，关闭记录单。 3. 增加记录向数据表中增加记录的方法有两种：一是直接在工作表的数据区输入新记录；二是通过记录单进行。通过记录单增加记录的操作步骤为： (1) 单击【数据】菜单｜【记录单】命令。 (2) 在打开的记录单对话框中，单击“新建”按钮，屏幕上将出现一个新记录的记录单，按
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