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项目档案验收及检查中的常见问题分析 2017年3月27日 乔书荣 项目档案验收主要内容 项目验收依据 项目档案验收依据 验收程序和方法 如何准备档案验收 验收中发现的问题和解决办法 项目验收依据 验收依据—国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》（2011） 第四条：委托军工集团公司负责其成员单位档案单项验收工作 项目验收依据： 国家有关法律、法规、及相关规定； 项目可行性研究报告、初步设计批复，包括设计变更、方案或概算以及相关文件； 项目验收依据 国防科工局下达的年度验收计划 竣工财务决算、审计资料 引进技术或成套设备的合同以及国外提供的设计文件等资料 环保、消防、人防、劳动安全卫生、质量评定、档案等单项验收文件 地方建设主管部门批准的具有法律效力的文件（规划证、施工证等） 项目档案验收依据 国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法，科工计[2015]931号 主要管理规定：《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》、《重大建设项目档案验收办法》 遵从的标准：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DAT28-2002）、《归档文件整理规则》（DAT22）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GBT11822、《企业档案工作规范》（DAT42） 项目档案验收依据 国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法（科工计[2015]931号） 六章31条 职责分工：科工局、军工集团、项目单位 归档：建设单位+参建单位 档案验收：现场验收的必备条件、分段验收 项目档案管理 职责分工 科工局：制定制度、监督指导检查、宣贯交流 主管单位：建立档案工作体系、项目档案验收、培训、档案信息报送 建设单位：明确档案工作职责、集中管理 归档要求：详细具体 档案验收条件：完成批复内容、单项验收完成、财务决算审计、全部材料归档 项目档案验收依据 《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（161号文） 基本要求：完整、准确、系统、安全 责任在建设单位 档案验收的组织 国防科工委（局） 或授权档案机构 验收组 组长+专家 不少于5人 项目档案验收依据 验收程序 下达验收计划 申请验收 时间：竣工验收前2个月（30天），15个工作日答复验收通知 汇报、监理、质询、检查档案、宣布意见 项目档案验收的程序和方法 一、项目档案的完整、准确、系统情况 1．按照DA／T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。 2．项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。 项目档案验收的程序和方法 二、项目档案的安全 1. 档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。 2．档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。 3. 归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。 4．采取有效措施保证档案实体和信息安全。 项目档案验收的程序和方法 三、档案验收申请报告的内容要求 (1)项目概况（任务来源、建设起止时间、投资额、项目主要建设内容、主要设备购置清单）； (2)项目档案管理概况（保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，档案种类和数量、案卷质量、竣工图质量）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施； (3)档案在项目建设、管理、试运行中的作用； (4)申请验收的档案目录 (5)存在的问题及解决措施。 项目档案验收的程序和方法 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。 项目档案验收的程序和方法 （一）自评申报 项目参建各单位对照验收标准自评，并由项目建设或监理单位将自评情况汇总，形成书面报告 项目档案验收的程序和方法 （二）验收组织 军工集团档案部门具体组织验收 项目档案验收的程序和方法 项目档案验收会议议程： 1.会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员； 2.验收组长宣布档案验收组成员名单； 3.项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况； 4.监理单位汇报项目档案质量的审核情况； 5.验收组提出相关质询，组长提出检察验收的有关要求； 6.项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况； 7.验收组对档案情况打分 8.项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价； 9.项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见； 10.有关单位负责人讲话。 项目档案验收的程序和方法 听取汇报 1、项目档案验收组听取项目建设单位和监理单位（如果有多个监理，可以选代表）有关项目概况和项目文件材料收集整理情况口头汇报； 2、项目参建各单位（建设、设计、施工、监理）向验收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录。 项目档案验收的程序和方法 察看现场 项目档案验收组察看工地现场及档案管理现场（如果时间不够，工地现场可以不看）； 察看工地主要是增加对建设项目本身的认识，从而更全面、准确地了解和掌握项目档案的内容； 察看档案管理现场主要是检查档案库房及设施设备。 项目档案验收的程序和方法 检查档案 方式：质询、现场查验、抽查案卷。 数量：不少于100卷（<100卷，100%；101-1000，30%；>1001，15%) 重点：项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、招投标文件、协议等。 档案验收检查方法 （一）组织管理 1、制度体制 5、合同管理 2、同步开展 6、办公设备 3、责任考核 7、信息化 4、人员配备 项目建设单位认真执行国家档案法律法规，建立健全项目档案各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。 项目建设单位对档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、建立等参建单位实行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。 项目档案实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。 项目文件的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。 配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理培训。 采用先进信息技术，实现项目档案管理信息化。 保证项目档案工作所需经费，配备了复印机、计算机及声像器材等必备的办公设备，满足工作需要。 （一）组织管理 1．1 制度体制 （1）是否建立了项目档案工作各项规章制度 主要抽查项目建设单位提供的有关规章制度。 1．2 同步开展 项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导。 自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改。 一看相关文件材料；二看实际效果。 1．2 同步开展 是否做到项目档案工作与项目建设同步进行 一看项目档案工作开展的时间；二看项目建设单位和监理单位工作计划和安排；三看单位工程交工验收记录；四看申报项目档案验收的时间。 1．3 责任考核 （1）项目档案工作实行领导负责制 一看项目相关领导的岗位责任制；二看解决档案工作实际问题的事例 1．3 责任考核 是否确定了负责档案工作的部门及领导 一看项目相关部门及领导的岗位责任制；二看相关部门形成的有关文件材料。 1．3 责任考核 是否采取了有效的考核措施 看相关部门形成的有关文件材料，如年度考核记录、总结、通报等。 1．4 人员配备 （1）配备了适应工作需要的档案管理人员 一看相关的文件材料，二看被检查项目档案工作的完成情况 1．4 人员配备 档案管理人员经过档案专业岗位培训 主要看建设单位和监理单位提供的相关人员培训证书。 1．5 合同管理 （1）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理 抽查建设单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。 1．5 合同管理 （2）要求明确 抽查建设单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。 1．5 合同管理 （3）控制措施有力 一看建设单位的合同要求，二看建设单位的结算规定，三看各参建单位文件材料归档情况。 1．6 办公设备 （1）保证档案工作所需经费 一看相关的文件或记录，二看项目档案工作的条件。 1．7 信息化 采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。 重点从基础设施、资源建设、应用效果三方面考核。 （二）案卷质量 1、形成质量 （1）齐全完整 （2）真实准确 （3）耐久有效 2．1．1 齐全完整 按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》所列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。检查竣工图纸（含修改通知单）或征地图、重要合同、协议书等重要文件是否缺失。 2．1．2 真实准确 （1）所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完备。 重点抽查各种施工记录、结算材料、进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续。 2．1．2 真实准确 （2）竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。检查竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录是否相符。 重点抽查竣工图修改是否到位，竣工图章填写是否完整，签署手续是否完备。 2．1．3 耐久有效 （1）归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合档案保护要求 一看纸张质量，有无破损或易破损；二看字迹材料，有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹；三看有无不应复印归档但实际归复印件，归档文件应以原件为好。 2．1．3 耐久有效 （2）录音、录像文件应保证载体的有效性 主要检查归档的录音带、录像带有无变质，能否正常播放。 2．1．3 耐久有效 （3）长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。 主要检查归档光盘的型号，数据是否可读。 整理质量 2．2．1 排列系统 分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范。 一看整个项目的案卷排列是否科学合理（一般按照项目建设的阶段先后进行排列）；二看每一阶段案卷排列是否科学合理（一般综合性内容在前，专业（题）性内容在后）；三看卷内文件排列是否科学合理（一般按问题——时间排列，保持文件之间的有机联系）。 2. 2. 2 封面脊背 检查书写是否正确清晰、与卷内文件是否一致，密级标注是否正确。 2．2．3 案卷题名 案卷题名规范，简明扼要，能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。责任者+内容+文种一般不超过60个字。 重点看能否准确揭示卷内文件内容和特征，其次看表达是否规范和简明扼要。 2．2．4 卷内目录 卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹清晰。 一看著录内容是否准确，二看文件条目有无遗漏；三看著录格式是否规范（如补充题名）。 2．2．5 卷内备考 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。 一看有无标明卷内文件的件数、页数（这对单件装订的案卷尤其重要），二看有关人员签字是否完备。 2．2．6 纸张折叠 案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏露在右下角。 现场抽查。 2．2．7 案卷装订 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。整卷装订的案卷要整齐、牢固，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。 整卷装订和单件装订分别抽查。 （三）档案安全 1、用房设施 2、档案装具 3、安全措施 3．1 用房设施 档案库房与阅览、办公用房“三分开”。档案库房配置有防火、防盗、防水、防有害生物和温湿度调控等设施。 现场检查。一看档案用房，二看各种设施。 3．2 档案装具 档案柜架、卷盒（PH=8）、卷皮等档案装具符合标准要求。 按照有关标准对照检查。 3．3 安全措施 采取有效措施保证档案实体和信息安全。 一看相关制度、规定（如库房管理制度、保密制度、借阅利用制度、计算机网络管理规定），二看实际效果。 项目档案验收的程序和方法 评分定等 验收组对照《档案验收评分办法 》中所列的“验收标准”，逐项进行评议打分，并根据评分结果确定等级。 最后，验收组组长要根据评定结果，提出验收意见，由验收组讨论通过。 项目档案验收的程序和方法 项目档案验收意见反馈单（逐项部分） 项目档案验收的程序和方法 项目档案验收意见反馈单（综合部分） 项目档案验收的程序和方法 意见反馈 验收组组长（或由组长委托验收组其他成员）将验收评定结果和验收意见向项目建设单位和各参建单位进行反馈。 项目档案验收的程序和方法 结果通知 项目档案验收会议结束后，验收组织单位将项目档案验收结果以书面形式通知项目建设单位（法人）。 对验收不合格的项目，由档案验收组提出书面整改意见，交建设单位改进，整改完后，重新申请验收。 项目档案验收的程序和方法 项目档案验收结果通知的内容 验收合格的项目档案专项验收结果由验收组织单位发文。 验收中发现的问题和解决办法 存在的问题 近年来的固定资产投资项目档案验收过程中发现许多单位在档案管理各个环节中存在着这样或那样的问题。这些问题主要集中在材料收集、档案整理、保管条件（完整性、系统性、安全性）等几个方面。 问题原因分析 未建立系统收集档案材料的制度、规范、标准 项目活动参与者的培训不充分，责任落实不到位 项目的复杂性造成项目档案资料收集的复杂 项目人员与档案人员缺少充分的沟通 档案工作投入资源不足 验收中发现的问题和解决办法 材料收集方面 复印件较多、材料缺少、后补的文件较多 档案整理方面： 没有分类办法 有办法，但办法与实体分类不一致。 保管条件方面： 有些单位档案保管条件比较简陋，达不到档案安全保管的基本要求。 验收中发现的问题和解决办法 改进的方法 在材料收集方面，进一步完善相关规章制度，并制定切实可行的保障措施（和相关人员的年度考核、福利待遇挂钩），确保制度落实到位。在材料整理方面，制定切合单位实际情况的档案分类编号办法，并按照办法实行，材料整理时应按照有关要求进行。在档案保管方面，随着单位的发展，应逐步改善。 验收中发现的问题和解决办法 需要加强收集的材料 项目立项及各审批环节的过程文件 项目管理的过程文件，项目前期讨论的文件 项目相关的会议纪要、组织变更 项目发表的论文、专利文件、汇编、专刊 实物档案未收集，如见证件、岩芯、重要试样 缺少电子文件收集的制度标准，如函件、试验数据、设计文件、模型等 验收中发现的问题和解决办法 需要加强收集的材料 基建类 加强设备、音像方面的材料收集 产品类 除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集： 样机试制计划、 样机试制工艺流程、 试制工艺文件和工艺装备文件、 样机试制运行记录、 样机试制过程纪要、 设计文件补充及更改材料、 设计文件更改记录、 验收中发现的问题和解决办法 设备类 除开箱材料之外，注意收集考察决策、安装调试、维护（修）、改造方面的材料： 设备购置计划申请书、 设备购置计划投资预算书、 设备购置技术经济论证材料、 设备购置批准书、 设备购置协议书、订货合同、 设备安装任务书、 设备安装工艺工程、 设备精度检查记录、试车记录、 设备性能检查与运转情况纪录、 验收中发现的问题和解决办法 设备安装调试验收单、 设备安装验收移交单、 设备运转、检修记录、 设备运行交接记录、 设备事故报告、 设备性能安全、精度检查记录、 设备故障修理停车记录、 设备送修转交单、 设备修理完工通知单、 设备二级保养记录、 设备大修理完工报告及质量检查记录、 设备改进方案、改造计划 验收中发现的问题和解决办法 照片档案存在的问题： 1、 收集不全。 2、 整理凌乱。 3、 装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出。 a材料不全 b底片不全 c照片说明不全 验收中发现的问题和解决办法 完整性方面： 1、前期文件收集不完整 2、缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。 3、招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书； 4、质监文件、设计变更文件没有闭环，缺整改结果反馈材料； 5、调整内容的文件不完整 6、设备文件不齐全； 7、缺照片、录音、录像材料。 8、与项目相关的过程文件不完整 要保证项目文件齐全、完整，建设单位一是要制定归档制度，从源头上保证文件能收集齐全；二是要对参加工程建设的各单位、各部门、各环节文件的积累、收集加强监督、指导； 验收中发现的问题和解决办法 有效性方面主要表现： 1、文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只盖章，没有法人签字，或只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。 2、档案正本中有些文件不是原件。 3、有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全。 4、监理文件不规范 真实性、准确性方面主要表现： 1、竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。 2、在施工图上修改不注明修改依据。 3、原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。 要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。 验收中发现的问题和解决办法 安全性 1、档案保管设施、设备不满足条件（防潮、防火等） 2、电子文件缺少备份和检验手段 3、各单位普遍缺少档案修复能力，残损档案不能及时修复 4、重要档案异地、异质保存缺少条件 验收中发现的问题和解决办法 系统性 1、档案分类科学性不强 2、卷内备考不详细 其他方面 为追求系统性，把一册文件拆为数册分别成卷，破坏了文件的原始完整。 验收中发现的问题和解决办法 项目档案管理贯穿于项目建设的全过程，在不同的时间段或不同的责任单位有不同的控制要点需要注意。 1、建设单位在项目筹建、报批、招投标、签订合同、设计变更等阶段，需要特别关注的节点是： （1）地质勘察报告、拆迁进度表、合同文件（包括承包合同和委托合同）。 （2）勘察、设计、监理、施工招投标文件：招标书、（中标的）投标书（未中标的投标书一般保存两年即可）、评标报告（评标报告是建设单位归档整理时容易忽视的内容之一，但它对项目核查与审计意义重大，必须引起建设单位的重视）缺一不可。 （3）计量∕支付报表、工程变更费用报审与签认、工程及合同变更处理意见、分包单位资质报审资料等。 验收中发现的问题和解决办法 （4）所有的变更，均要有谈判纪要或会议纪要。变更谈判纪要或与变更有关的会议纪要也是建设单位在项目档案管理过程中常常被忽视的内容，造成归档时资料不全的现象比较多，在项目建设过程中，任何一个变更都会对项目进度控制造成一定的影响，都会引起投资额的变化，对变更必要性的讨论和决定过程是证明变更合理性的证据，因此，有关变更的所有谈判记录都必须及时收集和归档。 （5）要加强项目档案管理力度，有效增强项目档案的监管作用，建设单位在与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，就应当设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸及其他特殊载体文件的整编归档内容及各方应承担的责任，以制度形式将档案管理真正纳入项目管理流程，与程序捆绑，有效实行节点控制。设计单位的初步设计图和说明、技术设计图和说明、设计变更文件和图纸要确保完整、准确，由建设单位整理归档。 （6）建设单位在项目交竣工验收阶段，要注意对交（竣）工验收申请、交（竣）工检测意见书和交（竣）工监督报告的收集归档。 2、监理单位在项目档案收集、整理、归档过程中肩负着双重的责任由于监理单位在项目建设中的特殊地位，建设单位要充分发挥监理单位的作用，在监理合同中增加其对设计、施工单位归档文件的审核责任。由监理单位对设计单位、施工单位文件材料的形成、积累、立卷归档进行监督、检查，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。 因此，监理单位在日常工作中，除做好监理归档文件的收集、整理、归档以外，还要注意对设计单位、施工单位归档文件资料的附合性、完整性实施关键节点控制。 验收中发现的问题和解决办法 （1）通常监理单位对施工质量检验分析文件都比较重视，对管理性文件忽略较多，工程质量控制不单纯是对原材料、施工质量进行检验分析，质量控制还表现在管理过程中的方法和手段上，因此，监理单位与参建单位及业主的来往重要函件、监理规划、监理指令（通知）、监理回复、监理日志、监理工作总结、开（停复）工令许可证、进度管理文件中的开工和复工报审表、工程暂停令、工程延期报审与批复表或有关进度控制的会议记录要全部归档、备忘录、工程质量报验申请表、工程款支付申请证书、工程变更费用报审与签认、分包和供应单位资质审核表、监理工作会议记录或纪要同样是档案归档不可缺少的内容。 验收中发现的问题和解决办法 （2）监理单位对施工、设计单位的档案监督主要体现在日常工作中对设计、施工单位需要归档的文件资料进行把关，对文件生成的完整性、真实性进行审核，并随时提示设计、施工单位对归档文件材料进行收集，促成设计单位、施工单位文件材料的形成和积累，以此避免设计单位和施工单位在项目验收前临时组织人员突击收集、整理资料，给项目档案的完整性、有效性、真实性造成影响。 （3）监理单位对设计、施工单位归档文件的监督审核对监理人员提出了更高的要求，作为监理人员一定要掌握设计、施工单位归档文件的控制节点，并在工作中对这些节点控制文件进行关注，发现问题及时纠正，才能保证设计、施工单位归档文件的完整和有效。 验收中发现的问题和解决办法 3、施工单位在文件归档中担负着相当重要的作用。 项目建设的关键控制点就是施工过程，项目建设的成效就是在施工过程中一点一点确立起来的，所以施工过程记录文件在整个项目档案中占有非常重要的位置，项目档案的大部分都体现在施工阶段，因此施工单位的文件归档就显得更加重要。 由于施工单位在项目建设中的特殊作用，相对于其他参建单位，施工单位的档案任务量大、涉及面广，归档工作相对比较复杂，但是如果在施工过程中能够对档案收集、整理节点进行有效控制，在档案归档时就可以收到良好的效果。通过在项目档案整理过程中的汇总发现，施工档案的不足主要体现在：施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查、质量事故处理记录、施工日志等归档不全。 验收中发现的问题和解决办法 原材料试验、施工检测、隐蔽工程施工记录是工程项目质量的记录文件，是工程质量判别的依据；施工技术准备文件、设计变更、洽谈记录文件和对变更采取有效施工方法的记录，是对施工进度、质量、投资会产生重大影响的因素，对其完整的记录保存是判别施工管理质量的依据。 因此，施工单位档案管理人员面对大量的资料，如果不掌握节点控制的方法，很容易顾此失彼，遗漏重要资料归档。项目档案不仅是对项目自身建设过程的简单记录，它是项目成果存在和延续的核心资源，是项目验收、审计、稽查、后评价的依据，对项目监管具有很大的促进作用。真实、全面、完整地记录项目建设全过程，是项目档案工作者应尽的职责，而把握项目档案管理中的关键点，实施节点控制是提高项目档案归档质量最有效的方法之一，每一个项目档案管理者都应该领会、引用和发扬光大。 2016年项目档案检查问题汇总 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