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简介
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展览会（VirtualExpo，Traditional Exhibition）是通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象的一种常规性公共关系活动，分为展览，庙会以及集会等。已经发展为会展业，当前正在快速发展着 展览会是一种综合运用各种媒介的传播方式，通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象，是一种常规性的公共关系活动。 在中文里，展览会名称有博览会、展览会、展览、展销会、博览展销会、看样定货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会、展示会、展评会、样品陈列、庙会、集市、墟、场等等。另外，还有一些展览会使用非专业名词。 分类：性质选择 展览会分为贸易和消费两种性质。 贸易性质的展览会是为产业即制造业、商业等行业举办的展览。展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。 消费性质的展览是为公众举办的展览，消费性质的展览基本上都展出消费品，目的是直接销售。 展览的性质由展览组织者决定，可以通过参观者的成分反映出来： 对工商界开放的展览是贸易性质的展览，对公众开放的展览是消费性质的展览 内容选择 展览分为综合展览和专业展览两类。 综合展览指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向型展览会，如工业展、轻工业展。 专业展览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，如钟表展。专业展览会的突出特征之一是常常同时举办讨论会、报告会，用以介绍新产品、新技术。 规模选择 展览会分为国际、国家、地区、地方展，以及单个公司的独家展。 规模是指展出者和参观者的所代表的区域规模而不是展览场地规模。 不同规模的展览有不同的特色和优势，应根据企业自身条件和需要来选择。 时间选择 展览会划分标准比较多：定期和不定期两种。 定期的有一年四次、一年两次、一年一次、两年一次等。 不定期展会则是视需要和条件举办，分长期和短期。 长期展可以是三个月、半年、甚至常设，短期展一般不超过一个月。 在发达国家，专业贸易展览会一般是三天。 场地选择 大部分展览会是在专用展览场馆举办的。 展览场馆是按室内场馆和室外场馆划分。 室内场馆多用于展示常规展品的展览会，比如纺织展、电子展。 室外场馆多用于展示超大超重展品，比如航空展、矿山设备展。 在几个地方轮流举办的展览会被称作巡回展。 设计布置 （1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品 （2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。 （3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。 （4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。 （5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。 （6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。 （7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。 （8）有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。 展览会的五个价值 之所以成熟参展商能够拥有企业参展的准确定位的能力，是因为他们对展览会的价值具有几乎一致的价值观，我们通过调查研究，发现企业对展览会价值认知主要集中在“信息传播价值”、“第三方认证价值”、“体验价值”、“理念价值”、“精神领袖价值”等五个方面。 所谓展览会的信息传播价值，指的是展览会具有快速反馈高效率、高质量的市场信息高效传播特点，一个知名展览会实际上就是一次行业年会，从行业协会到产业链的各个环节均被聚集在一个时空里，是行业信息量的大潮到来之际，是行业海量信息的尖锋时刻 关于“第三方认证价值”，目前国内企业的认识不是很深刻，笔者在论着《21世纪中国会展经济与会展产业》中提出一个观点，展览会是一个市场经济发展的阶段性产物，分析展览会产生的历史原因，可以知道展览会实际上是一个公平买卖的市场，是提供企业进行商业交易的特定场所，其所处地位就是一个中立的第三方，其对展览产品的认证相当于第三方认证，具有一定的客观权威性。 展览会的“体验价值”，表现在展览会的聚集人气功能，由于展览会的直接参与性和体验性，一次参展常常成为一次深刻难忘的体验。展览会作为一个行业盛会，可以将来自行业的各方人士在短短的3～5天内汇集到一个展览场馆中，大家平等交流，联络老客户，结识新客户，发现潜在客户，刺探竞争对手，观摩新产品，展览会作为市场营销工具区别于其他市场营销方式最重要的不可替代特征之一。 ，展览会的第四个价值———“理念价值”。这是为许多参展商较难以理解的一种价值。不过，多半成熟的参展商一般对此有其独特的理解。纵观世界各个机电类知名品牌展览会无不象人有自己的“灵魂”似的，都在倡导、传播一种理念，这种理念能够左右消费行为，在消费市场上可能引爆流行，在生产资料市场上可能引起生产方式的革命。这是因为消费观念是巨大的消费动力。 展览会的最后一个价值是“精神价值”。成熟的参展商对此均懂得善于运用展览会的这个价值去影响自己的消费群体和与竞争对手进行较量，因为展览会的最高境界是成为了一个消费者群体的“精神领袖”。一个达到精神领袖境界的展览就是按照已经设定的一套清晰的价值观念，成为某种生活方式的鉴定者和护卫者。 举办展会相关活动的作用 现代展会为了给展会创造更好的气氛，为了更进一步丰富实现展会的贸易、展示、信息发布等功能，越来越讲究在展会期间举办一系列相关活动，这些活动已经成为现代展会不可分割的一部分。 1.丰富展会信息 从本质上来说，展会是为信息交流而进行的传播活动。展会的最大特点在于信息的“集中”。从“会”的角度讲，会议的每一个参加者，既是本人信息的传播者，又是他人信息的接收者;从“展”的角度来说，展览是以展馆场所为媒介进行社会信息系统的运行;从目标受众的角度来说，观众参观展会，大都是为了能在展会中收集各种有用的信息。因而，展会本身应该是信息的总汇。举办展会相关活动正是为了极大地丰富展会的信息。 2.强化展会发布 专业展览会常常会有系列研讨会、讲座、产品发布会等活动，主讲单位一般都是行业内的领先者。由于展会上行业人员聚集，信息传播很快，许多企业都选择展会作为发布信息的场所。有些展会专门组织产品发布会供企业选择，还有些展会将新产品发布与表演、比赛等活动结合起来，以此来强化展会的发布功能。 3.扩展展会展示 展会的价值与展出目标主要是在展台上得以实现的。展台工作包括展会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。如果将筹展工作比作“搭台”，展台工作比作“唱戏”，那么，展会的相关活动就好比“配乐、配器”。在展会期间举办相关的活动如产品展示会、有关表演和比赛等能使企业和产品的形象更好地展现，给观众留下更加深刻的印象。 第二部分 展览会前的准备工作 展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程，并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。 二、项目经理制 目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。 项目经理策划会议的前期工作 市场调研市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷： 1、没有成功召开的经验和现有模式。 2、没有创造出品牌 3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群 4、不了解行业市场的发展动态 项目场地的确定、规模及时间 项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。 展览会需要注意的问题 场馆整体的因素： 1、硬环境的考虑： Α、场馆的交通是否便 Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全 C、场馆的交通运输方式是怎样安排的 ①是否有货运电梯 ②场馆仓库的库容量有多大 D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。 E、研讨会的场地安排 软环境的考虑 （1）馆内部保卫设施是否到位（2）场馆的停车场及休息场所是否合理（3）场馆的水电供应情况（4）场馆的卫生清理工作（5）会议期间场馆提供的相应服务 建议：①首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。 ②建议要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力 ③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现） ④“以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。 展会前的各项准备 1、该次展览能满足我们市场拓展的需要吗？ 2、展览日期是否合适？ 3、同期有别的展览会举办吗？ 4、展览地点是否便利？ 5、有多少与会者是来自目标市场？ 6、有多少与会者是来自我们主要的服务地区？ 7、组展机构怎样推广展会？ 8、展览过往的业绩如何？ 9、哪些竞争对手将参展？ 10、展览会组织是否提供以往参展商的联系方法？ 11、公司中有人曾参加过这个展览会吗？ 12、我们可为此展览会投资多少？ 13、展览会组织对参展商的推广提供什么协助？ 14、组展机构可以提供参观买家专业性的保证吗？ 15、我们希望通过参展得到多少回报？ 关于展品展出的注意事项 A：展品是展出者生产或经营的制品。 B：类似如下的东西禁止展出。武器、枪、刀、剑类，引火，爆发性或放射性危险物，剧毒物，麻药，有可能侵害工业所有权的东西进口或禁止销售品。另外，主办者认为有碍于展览会举办的物品。 C：保护工业所有权：有关申请工业所有权以前的发明方案的展品，根据另定的手续，受到特许法第30条3项等的保护(国内)。 在布置中应注意以下几个问题： （1）一般情况下宜选用白炽灯为会场照明光源，以 黄光代替白光，白光刺眼，易使人产生视觉疲 劳。 （2）注意把握主席台与台下代表席光线亮度的比例。 台幕 主席台的台幕一般用紫红色和深蓝色面料。 红色热烈，蓝色柔和、宁静，以会议性质来合理选择。 一般用单色，也可用分割法，配以两种颜色。 会场气氛营造 （1）会场色彩处理。 主要色彩属性为： 色彩的冷暖、明暗——红、橙、黄为暖色、明色； 青、紫为冷色、暗色； 绿、黑、白、金、银为中性色。 色彩的远近、轻重——红、橙、黄近而重； 青、紫、绿远而轻。 色彩的沉静、兴奋——暖色为兴奋，冷色为沉静。 （2）会场气味效应。 会场内的气味对人的情绪、会议效率具有特殊作用。 改变会场气味，主要有以下两种处理方法： ★放置清香气味的鲜花，如米兰、月季、兰花等 ★在会议开幕前喷洒少量清香气味的空气清新剂，如柠檬、薰衣草等，但不可太浓。 （3）会场音响。 要创造一个良好的会场音响，应从以下几方面着手： ★ 环境音响的控制。 ★ 讲话人音量的控制。 ★ 调节性音响控制。 会场通道的设计和布置 ★ 会场通道的设计与布置应根据会场整体布局、会议的规模、主 席台的方位、入口位置以及消防需要等实际情况而定。 ★ 国际上一般规定400人以上的会场，其过道宽度为1．8米左右； 小型会议则为1．2～1．5米。 ★ 如果会议要方便台下提问或需要传递麦克风、最好有两条以上 通道。 ★ 最前排的椅子与主席台或讲台应有1．2米以上距离。 ★ 最广泛使用的礼堂型或半圆形会场中央有一条过道，宽度在 1．8米左右，与主席台或讲台距离至少要2．4米。 ★ 较大的会议厅里，在前后和中央都要各安排一条横穿的通道以 利于消防需要。 会场通道概括起来主要有以下几种模式： （1）纵向横向各有一条通道，将整个会场划分成4个部分， 形成“田”字形模式. （2）会场通道将整个会场划分成两个部分，一种是入口开在 主席台正对面，一种是入口开在主席台的左右两侧，形 成“丁”字形模式. （3）会场通道将整个会场划分成3个部分，中间两条和 边上两条共4条纵向通道和主席台前一条横向通道 形成“而”字形模式。 （4）扇形坐席安排，形成“V”字形模式。 （5）中间有3条纵向通道，将整个会场划分成4个部分， 形成“川”字形模式。 展场整体风格的设计和布置 1．会标的设计与布置 会标（会徽）设计与商标设计一样，都属于CIS设计，在形式、类别、构成方法、特点与设计要求等方面要求统一。 （1）会标设计的原则： ★ 视觉冲击力强。 ★ 有个性。 ★ 准确性。 ★ 记忆度。 ★ 永久性。 ★ 延伸性。 ★ 色彩简练。 ★ 标准性。 ★ 合理、合法性。 （2）会标的构成形式： ★ 象征图形。 ★ 文字型。 ★ 首字型。 ★ 图文结合型。 2. 展场设计与布置 （1）展场整体布局。 （2）展场总体形象设计 （3）展场的空间构成形式。 序列式空间。 ★ 序列式空间是由馆外、馆门、各展位、出口等几部分按顺 序所构成的展示空间。 ★ 强调先后顺序，章法严谨，庄重而具有较强的逻辑性。 组合式空间 ★ 组合式空间是指各分馆、展位间组合随意，路线自由， 无主次、先后之分，展示空间具有随意性、自由性等特点。 ★ 现代展览一般都采取较为自由的空间形式，在分成各大 展区的基础上各个展位自由组合，无规定性路线和主次 之分。 （4）展场色彩构成与设计。 （5）展场指示系统设计与设置。 展场的整体布局安排 1．常用的展位分区方法 （1）按参展国家（地区）分区。 （2）按展位类型分区。 （3）按展品类型分区。 （4）按企业类型分区。 2．入口与出口通道的设计与布置 ★ 出入口一般用卷帘门或玻璃门，主要分成人员出入口通道 和展品出人口通道两部分。 ★ 人员出入口通道通常将入口和出口分开设计，入口设置在 展厅的正面，其高度一般在2～3米，而宽度则视展览人流 量大小而定，国内展厅一般为2～3米，有的展厅多个通道 并排。 ★ 展品出入口一般是不分开的，在同一个出入口通道。与人 员出入口通道相比较，在高度和宽度上要更高更大一些， 通常宽度在4～6米左右，高度在4～5米左右，具体应视展 品的大小高低来设计。 ★ 展品出入口通道一般不设在展厅的正面而在展厅的侧面或 后面。 3．展场内通道的设计 * 展场内通道设计要结合展出主题、功能区域划分、 结构顺序等方面综合考虑实施。 * 通道划分总的原则是：对参展者，区划合理；参观者，观看舒适，路线便捷，有利于与工作人员交 流。 * 场内通道设计主要有以下几种类型： （1）规定性路线。 （2）自主式的路线。 （3）渗透式路线。 展场内通道的宽度，一般是以人流数为依据进 行计算的（以一个人所占的空间宽度为53厘米 计算）； 最窄处能通过3～5人，再加上在流动过程中需 要环视周围展品，有一个挪动的空间，因此至 少应有2米左右宽的通道。 一般展览通道宽度为2。4米，有的考虑到人流 大、消防安全等则需要3米左右。 展位功能设计分区 ★ 展示区 ★ 演示区 ★ 咨询、登记区 ★ 洽谈区 ★ 贮藏区 展位设计要点 ★ 和谐统一、突出中心。 ★ 主题明确、意图明确。 ★ 企业标志醒目。 ★ 以目标观众为切入点。 ★ 空间分布恰当。 ★ 展位应易于装卸。 ★ 设计慎重，不轻易更改。 展位搭建 1．造型、结构方式 为了满足对展品的承重、固定、悬挂、装饰等功能需要，从造型和结构上，一般采用积木式、框架式、网格式、帐篷式、挂钩式、旋转式、透明式等方式处理。 2．展位搭建程序 检查位置→测量面积→核对图纸→ 确定水源、电源、电话等设施接点→ 划出关键点、线，以便施工时有方位基准→ 将材料有计划地堆放在场地内，尽量避免移动→ 铺电线、管道、地毯等→展具安装和布置→图文图片张贴 →布置展示区、洽谈区、服务台等→绿化点缀；清扫展位。 3．展位搭建用品（展具） 展位搭建主要由展架、展板、展台、展柜等几个部分组成。 4．展具选用原则 现代展具的设计和选用的原则是： （1）以定型的标准化、系列化展具为主，以特殊设计的展具为辅。 （2）以拆装式、组合式为主，以便于任意组合、变化， 方便包装、运输、存放。 （3）结构要坚固耐用、安全可靠、使用方便。 （4）造型简洁、色彩单纯。 5．展位搭建注意事项 （1）展台搭建一律使用阻燃或难燃材料，结构牢固可靠，确保展 出安全。 （2）施工时，禁止使用易燃易爆物品。施工现场禁止吸烟，严禁 明火作业。 （3）制作灯箱时应留有足够的散热孔。电器安装必须遵守有关规 定和专业防范，确保供、用电安全。 （4）特装展位施工必须遵守展馆有关规定，不准超过限定高度。 一般的高度为离展览顶灯距离2米以上。 （5）除非得到展馆特许，不得在墙面、地面打孔 刷漆、张贴等。 （6）展位搭建不准遮挡展馆内的消防设施、电器设各、紧急出口、 观众通道，各展馆的防火卷帘门下不得搭建任何展台、展架等。 海外展览注意事项 随着对外开放的日益扩大，国内各地区、各行业都热心于同海外的交流，特别是外向型的地区、企业，为扩大同海外的贸易与合作的机支，主动走出国门，参加海外展会或独自在海外举办展览的日多。这是一个可喜的现象。但是喜中有忧，不少参展单位在海外进行的展览，往往历经坎坷，花费巨大，却收效甚微。究其原因，当然有产品、市场、包装、价格、广告和销售网络等多方面的问题，但是，展览不能达到预定的展览目标，却大多出于展览本身的组织实施问题了。经如，事先对展览会调查与市场调查不周，以至展览会选择不当，展览品配置不对，或是运输中对展品造成重大损坏等等。 海外展览会的选择与参加 从展览分类中可以看到，虽然都名曰：博览会或展览会，但其中大有区别：展览主题题不同，展出者的构成不同，与会者、参观者构成不同，由此所构成的目标市场不同，以及地域展在国的市场情况不同，这就需要企业从中选择最能实现自己展出目标的展览会。 事前尽可能多地了角展览会资料，是作出正确抉择的可靠保证，这些资料发全面而具体，方能反映出一上展览会的特征与适用性。 海外展览会应注意事项 1.展出前确定业务目标。为什么要办展览？是否需要寻找适销市场和新客户？ 2.展前要仔细地选择和研究销售市场 3.确定参展商品。要知道，国外客户关心的是最新或质量最好的产品。所以不应展出过时的产品。 4.充分做好展前的各项准备工作。 5.了解展览会的全部具体要求。要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间，服务项目以及参展所需办理的手续。 6.应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司的销售意图。如果展览的产品是有关技术和仪器设备，还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。 7.时间安排要宽裕。应提前到会以确保展摊秩序井然，展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见 8.应把业务和礼节很好地兼顾起来。要为展摊配备足够人员。 9.要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期 10.了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费者习惯等。 11.选择理想的代理人。 13.要报出全部产品的价格，主要是CIF价。当然FOB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FOB价用得较少。还要确定交货期。 14.为国外用户提供服务。 15.要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，发准备好产品规格的公制数据。 16.越过语言障碍。最好参展人员都学会一种语。 17.关于资信和付款方式。首先，你应了解国外代理人的资信，可以通过银行进行，也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险，付款方式等方面的情况。 18.要保护专利权和商示权。 海外举办展览会的方式 一、租用摊位； 二、租用整个场馆或部分场馆，自设专馆； 三、独自举办展览； 展品的安全保护 （1）主办者应由负责的管理人员管理整个展馆，以保证安全。 （2）展品的保护系统由展出者负责。主办者对偷盗、丢失、火灾、操作及在展览场所里发生的其他事故，不赔偿其损失。 （3）展出者对搬进馆内的货物，在运输及展览期间要投保，并请采取适当的保护措施。 展览会：要用场不要排场 展览会的宗旨在于展示产品、促进合作、谋求共赢。倘若让排场胜过了用场，让面子胜过了实惠，那么展览会也就变了味，其结果很可能是赔本赚吆喝，甚至连吆喝也没赚到。 展览会可以有，但我们要的是用场而不是排场，是真诚的握手与认可，而不是无谓的鼓掌与恭维。
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